A Solução SaphetyDoc
A troca electrónica de documentos comerciais permite reduzir duas facturas essenciais: a económica e a ambiental. Através do SaphetyDoc – Solução de Facturação Electrónica – vai poder enviar e receber facturas electrónicas com os seusclientes e fornecedores e arquivar todas as facturas em formato digital, com total validade legal e fiscal, o que se traduz numa poupança clara de recursos, custos e espaço. Integrado com o ERP/ Software Gestão da sua empresa, este software também minimiza a utilização de papel e reduz até 50% os custos de processamento e arquivo. Por outras palavras, com os mesmos recursos, produz mais, gasta menos e o ambiente agradece.
O SaphetyDoc é um sistema que permite, de uma forma fácil e com baixo custo, a troca electrónica de documentos comerciais, como notas de encomenda, guias de remessa e facturas. Contemplando todos os requisitos legais associados à factura electrónica, o SaphetyDoc permite a desmaterialização completa do processo de facturação, desde a sua emissão, ao envio e à respectiva aprovação.
Benefícios
- Muito + fácil: Sem necessidade de aquisição de novo software, sem necessidade de conhecimentos tecnológicos e sem necessidade de formação específica, o SaphetyDoc é um portal na Internet que permite a recepção e envio de documentos comerciais como encomendas, facturas e guias de remessa.
- Muito + rápido: As soluções tradicionais de troca electrónica de documentos podem demorar de duas semanas a dois meses até entrarem em produção. No SaphetyDoc todo o processo de registo é feito online. Em poucas horas, a sua conta fica activa e pronta a ser utilizada.
- Muito + barato: A utilização do sistema SaphetyDoc baseia-se no pagamento de uma mensalidade que depende do número de documentos trocados. Os clientes do serviço SaphetyDoc podem ainda optar pelo tarifário que melhor se adapte ao volume e distribuição temporal dos documentos que troca com os seus parceiros comerciais.
Funcionamento
1. Funcionamento online - A recepção e envio de documentos é feita directamente no portal SaphetyDoc:
- Recepção de documentos online: as organizações acedem ao SaphetyDoc utilizando os seus Nome de Utilizador e Palavra-chave e terão disponíveis para consulta, impressão e download, os documentos enviados e recebidos. Cada documento tem associado um código de cores que corresponde ao seu estado: 'em confirmação', 'confirmado' ou 'com erro'. Os documentos podem ser visualizados directamente no website ou pode ser feito o seu download em formato PDF.
- Envio de documentos online: as respostas às encomendas, guias de remessa e facturas podem ser criadas directamente no SaphetyDoc através de formulários específicos. Os documentos aparecem preenchidos com os dados da encomenda, de forma a facilitar o processo de introdução de dados.
- Notificações: o sistema pode enviar automaticamente um email para o endereço configurado no processo de registo, sempre que chega um documento novo. Este email pode incluir em anexo uma cópia do documento recebido, em formato PDF.
2. Funcionamento integrado - Os documentos são enviados automaticamente e integrados no sistema de informação (ERP) das organizações aderentes. Os documentos podem também ser impressos a partir do website ou localmente. Este tipo de funcionamento pressupõe um projecto de integração.
A Saphety disponibiliza no mercado software e serviços de integração: solução SaphetyDoc Integrator.