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A adoção da faturação eletrónica na administração pública e o seu enquadramento legal

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A Saphety, em parceria com a IDC, realizou um conjunto de 10 webinares, que permitiram a partilha de experiências, a discussão do papel da faturação eletrónica nas empresas e o debate dos principais desafios colocados na adoção da transformação digital nas empresas.

 

Num encontro dedicado ao setor público, entre os convidados esteve presente Elsa Seguro, responsável de contas a receber da CP-Comboios de Portugal, EPE.

 

Durante os últimos anos, o setor público proporcionou diversas iniciativas para que fosse possível a adoção da faturação eletrónica. Para tal, beneficiou não só, do enquadramento legal, mas também da vasta experiência que existe no setor privado.

 

Nesta Saphety Talk, parte do conjunto de webinares anteriormente falado, foi possível conhecer alguns casos de sucesso. Contudo, é necessário referir que esta transformação digital também se deve ao facto de a faturação eletrónica ter passado a ser obrigatória por lei nos contratos públicos. Com estas medidas, Portugal ficou, então, mais próximo dos objetivos da União Europeia.

 

Para a CP-Comboios de Portugal, EPE, o processo de implementação da fatura eletrónica tem, sensivelmente, dois anos, apesar das projeções terem começado em 2008. Esta demora no processo de implementação, deveu-se por um lado, à dificuldade em encontrar parceiros para a troca da fatura eletrónica, e por outro, à dificuldade de uniformização na troca do documento digital em termos técnicos, visto que, cada entidade solicitava e desejava implementar os seus requisitos específicos, como relata Elsa Seguro.

 

É em 2015, a partir de um convite-piloto vindo da parte da eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P.), que a CP-Comboios de Portugal, EPE participa no projeto de implementação da fatura eletrónica na administração pública. Após um compasso de espera para a transposição da legislação europeia, em moldes nacionais, a CP passou a trabalhar com a Saphety e implementou, deste modo, a fatura eletrónica.

 

No entanto, para a responsável de contas a receber da CP, apenas será possível tirar o máximo partido deste processo, caso haja faturação eletrónica com ligação sistema a sistema (troca estruturada de dados ou Electronic Data Interchange – EDI).

 

Atualmente, a empresa portuguesa de transportes ferroviários já implementou a fatura digital na vertente clientes e fornecedores e orgulha-se por ser pioneira na administração pública, no que se refere à adoção deste novo método em Portugal, como afirma Elsa Seguro.

 

Falando de números, a CP conta com cerca de 500 clientes e cerca de 50 fornecedores a receberem e a emitirem a fatura eletrónica, respetivamente.

 

Esta diferença deve-se à data de implementação de cada processo, que teve a diferença temporal de um ano na entrada em produção de cada método, mas também porque a maioria dos clientes da CP, como são estruturas estatais, é obrigada a receber a fatura eletronicamente, situação que facilita a adesão na vertente contas a receber.

 

No caso dos fornecedores, a resistência ainda é grande, sobretudo porque o processo é visto como complexo e como uma questão que ainda pode ser alongada no tempo, admitiu Elsa Seguro.

 

Contudo, passo a passo, a empresa Comboios de Portugal está a conseguir mais clientes e fornecedores, até implementar completamente a transformação digital, que é o objetivo central, até porque estes novos mecanismos permitem uma redução dos custos administrativos.

 

Acrescentou que a CP conseguiu diminuir consideravelmente o uso de tudo o que eram consumíveis, como papel, selos e envelopes. O tempo de envio e receção das faturas também encurtou. Esta nova forma de operar permitiu, ainda, uma otimização de recursos humanos, ao ligar as pessoas a tarefas de maior valor acrescentado.

 

Assim, uma vez que a fatura é recebida e processada mais rapidamente, também o prazo de pagamento diminui. À semelhança de outras empresas, também a empresa de transportes rodoviários considerou a pandemia um fator crucial para o avanço e desenvolvimento da transformação digital. Para Elsa Seguro, responsável de contas a receber da CP, o processo que, antigamente, demorava dias, agora poderá ser feito numa questão de minutos.

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