A dinamização e otimização de equipas e recursos através da faturação eletrónica

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A Saphety realizou um webinar que permitiu a partilha de experiências e a discussão dos principais desafios colocados na adoção da transformação digital nas empresas no setor do retalho.

 

Num dos 10 webinares, organizados em conjunto com a IDC, foi possível perceber que o setor do retalho é, desde sempre, um dinamizador da faturação eletrónica.

 

A evolução notória, principalmente nas últimas duas décadas, constata a existência de uma desmaterialização de quase 100% nas encomendas e faturas.

 

Esta transformação digital trouxe, para além da faturação eletrónica, uma imaterialização de documentos relacionados, como as notas de encomenda ou as guias de transporte.

 

Assim, com a importante automatização de processos, as operações de logística e gestão dos vários operadores do setor tornam-se mais rápidas, fáceis e com menos custos associados para as organizações e parceiros.

 

No seminário online dedicado ao retalho, intitulado Saphety Talks, estive presente Nuno Guerreiro, responsável pelos serviços administrativos da Sonae MC.

 

Relativamente ao grupo empresarial Sonae, Nuno Guerreiro assume a liderança no setor do retalho, afirmando que o conjunto de empresas tem sido um dos maiores dinamizadores da fatura eletrónica em Portugal, também devido ao volume de documentos e transações que o próprio negócio gera.

 

Diariamente, o grupo que gere o Continente recebe mais de 15 mil faturas dos fornecedores que, sendo digitais, permitem uma maior automação e um conjunto de outras vantagens, como a poupança de tempo, tanto para a multinacional portuguesa, como para os seus parceiros.

 

Contudo, a integração dos meios digitais não aconteceu recentemente. O responsável pelos serviços administrativos explicou que, já desde finais dos anos 90, a Sonae começou a avaliar a possibilidade de integrar a faturação eletrónica e, após enquadramento legal, em 2005, começou fortemente a sua transformação digital.

 

No entanto, é preciso ter consciência que, ainda assim, existem desafios e processos complexos. Na implementação da transformação digital, é necessário garantir que não há documentos extraviados, assegurar que a fatura está apta a ser processada automaticamente e que dispensa a intervenção humana. Não existindo discrepância na comparação de números, é possível ter um registo e verificação de faturas totalmente automatizado.

 

Todos estes processos permitem diminuir o atrito com os fornecedores, minimizando o atraso do pagamento, mesmo quando a fatura chega mais tarde ou está incorreta. Estes métodos ajudam também a otimizar o trabalho das equipas, visto que há menos tempo perdido e, por consequência, existem menos recursos gastos que podem ser proveitosos na gestão, análise e controlo. Adicionalmente, a pegada ecológica é também diminuída e os recursos naturais, como a água e as árvores, são poupados.

 

As vantagens enumeradas são possíveis graças à parceria com a Saphety que, segundo Nuno Guerreiro, processa não só todas as ordens de compra que são emitidas para milhares de fornecedores como também as várias faturas que são enviadas às diferentes empresas da Sonae, permitindo ainda o repositório e arquivo legal.

 

No que respeita a projetos e objetivos futuros, o responsável pelos serviços administrativos da Sonae MC, sublinhou o avanço que a empresa apresenta na área de compra, destacando uma taxa de 95% de documentos digitais, tendo em conta que, anualmente, são emitidos mais de 3 milhões de documentos. Em relação ao fluxo mais relevante, que é o abastecimento de mercadorias para as lojas, o valor sobe para 99%.

Ainda assim, a Sonae espera implementar as mensagens logísticas de expedição e receção de mercadorias, tornando os processos ainda mais automatizados.

 

Apesar de ainda existirem alguns fornecedores mais resistentes à transformação digital, a Sonae tem várias estratégias implementadas, que permitem obter percentagens de adesão bastante altas, e não esquece o objetivo primário: chegar aos 100% de faturas eletrónicas emitidas.

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