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A implementação da faturação eletrónica como estratégia de inovação administrativa

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O conjunto de 10 webinars organizados pela Saphety, em associação com a IDC, possibilitaram a partilha de experiências, a discussão do papel da faturação eletrónica nas empresas e o debate dos principais desafios colocados na adoção da transformação digital nas organizações.

 

Nos últimos anos, o setor público organizou diversas iniciativas de modo a tornar possível a adoção da faturação eletrónica. Alguns dos fatores que facilitaram o processo foi não só o enquadramento legal, mas também os vários exemplos que existem implementados no setor privado.

 

Numa das Saphety Talks, nome da série de webinares online, foi possível conhecer alguns destes exemplos e os seus resultados. Porém, é necessário mencionar que a transformação digital também se proporcionou, uma vez que a faturação eletrónica passou a ser obrigatória por lei nos contratos públicos, fazendo com que Portugal fique mais próximo dos objetivos da União Europeia.

 

No webinar dedicado ao setor público, tiveram voz: José Branco, administrador da Universidade Nova de Lisboa, Elsa Seguro, responsável de contas a receber da CP (Comboios de Portugal), Joana Godinho, chefe da divisão de contabilidade, controlo e disponibilidades do Munícipio de Cascais, Mário Pires, diretor de inovação da Wamos e, por fim, Cláudia Raposo, VP Invoice Network da empresa Saphety.

 

Para Joana Godinho, chefe da divisão de contabilidade, controlo e disponibilidades do Munícipio de Cascais, uma das principais vantagens da adoção da transformação digital é a redução significativa de documentos impressos em papel. Assim,  reconhece que as pilhas de papeis, que fazem parte do imaginário quando mencionamos os serviços públicos, deixarão então de existir.

 

Os documentos em papel não deixam de existir completamente, uma vez que há ainda fornecedores que não têm acesso à plataforma de faturação do Munícipio de Cascais, porém, a desmaterialização já se verifica de forma considerável.

 

Para além disto, segundo Joana Godinho, se, por um lado, a questão ambiental é também um ponto fulcral, ainda mais no caso de uma instituição estatal, por outro, a certeza de que recebem as faturas dos fornecedores é igualmente uma grande vantagem na adoção da transformação digital.

 

Com o envio e a receção de documentos a ser quase instantâneo, é de esperar que os prazos de resposta e de pagamentos se encurtem e, por conseguinte, aumente a satisfação do cliente, fornecedor ou munícipe. Adicionalmente, como há menos papel, o espaço necessário para arquivo também diminuirá.

 

A inovação e a modernização da linha administrativa são, por isso, princípios cruciais para os serviços municipais de Cascais.

 

A transformação digital no Munícipio de Cascais vem a decorrer desde 2011. No entanto, como a chefe da divisão de contabilidade admite, os fornecedores que adotam este sistema ainda não são tantos quanto o desejado, não atingindo ainda os 50%.

 

Todavia, o facto de uma das grandes empresas abastecedoras de serviços do município ter aderido à faturação eletrónica possibilitou uma poupança significativa no que corresponde aos juros de mora, diminuindo assim os gastos camarários.

 

Mesmo em casos em que o teletrabalho se tornou uma realidade, facto impulsionado devido à pandemia causada pela COVID-19, o facto de existirem processos digitais facilita a consulta e envio dos documentos de cerca de 20 mil pagamentos anuais que o município de Cascais faz, como mostra Joana Godinho.

 

Assim, se tivermos em conta questões ambientais, de modernização, de poupança de tempo e recursos, a chefe da divisão de contabilidade, controlo e disponibilidades do Munícipio de Cascais admite que a nova lei vai permitir um desenvolvimento significativo em todos os processos de transformação digital. Aliando estes fatores à colaboração prestada pela Saphety, Joana Godinho espera que seja possível ultrapassar as possíveis resistências dos fornecedores e melhorar a comunicação, para que, num futuro próximo, se deixe de usar o papel nestes processos.

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