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Como se preparar para uma auditoria ao IVA

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Como se preparar para uma auditoria ao IVA

 

Cada país e jurisdição têm leis e requisitos diferentes relacionados com o processo de auditoria do IVA. As autoridades tributárias podem realizar auditorias físicas ou por correspondência, sendo este último muitas vezes o caso  em que as sedes das empresas não é no país em questão.

 

Uma empresa pode ser auditada aleatoriamente ou porque existem razões para a Autoridade Tributária acreditar que há um problema com a declaração de IVA da empresa.

De um modo geral, as autoridades usam auditorias e inspeções para verificar a exatidão das declarações dos contribuintes, identificar possíveis erros ou pagamentos insuficientes e aprovar restituições.

 

Para entender como se deve preparar para uma auditoria ao IVA, é essencial identificar o motivo pelo qual a auditoria foi iniciada.

 

Quais  são os itens necessários para uma auditoria ao IVA?

 

Embora checklists específicas estejam disponíveis dependendo do país da auditoria, existem várias ações que uma empresa pode realizar para se preparar para uma auditoria ao IVA. O mais importante é compilar documentos e respostas com antecedência. Itens frequentemente solicitados durante uma auditoria incluem:

  • Dossiers contendo detalhes das transações relatadase respectivo IVA;
  • Cópias de faturas de entrada, saída e pró-forma para movimentação intracomunitária de mercadorias;
  • Comprovativo de transporte das mercadorias: Devem ser apresentados dois elementos independentes, nomeadamente para envios intracomunitários, comprovando o direito de aplicar a taxa de imposto de 0% (tais como guias de remessa CMR assinadas, conhecimento de embarque, faturas de transporte, apólices de seguro, recibos, comprovativos de pagamento do transporte das mercadorias, etc.)
  • Comprovativo de pagamento das operações comunicadas, com particular atenção ao pagamento das faturas de compra e ao reembolso das notas de crédito emitidas a clientes
  • Contratos com fornecedores
  • Descrição das atividades de negócios e fluxo de mercadorias

 

É importante que os registos dos documentos apresentados acima, quando aplicáveis, sejam mantidos de acordo com os requisitos locais para manutenção de registos. A necessidade de preparar estes documentos com antecedência e a capacidade de os apresentar rapidamente torna-se essencial quando uma empresa deve, por exemplo, solicitar o reembolso do IVA.

 

As autoridades podem abrir uma verificação das atividades com clientes e fornecedores da empresa, que será iniciada paralelamente à auditoria para verificar se as informações fornecidas por ambos os lados são consistentes. Portanto, é recomendável informar os fornecedores sobre qualquer auditoria em andamento, comunicar quaisquer dúvidas ou esclarecer dúvidas pendentes. Se, por exemplo, uma correção de faturas parecer necessária, elas devem ser finalizadas já em preparação para a auditoria do IVA.

 

As autoridades tributárias podem impor prazos muito curtos e rigorosos uma vez iniciada uma auditoria. Embora possa ser possível solicitar uma extensão, não é necessariamente garantido que seja concedido. Em certas circunstâncias, as autoridades podem impor penalidades por respostas tardias. Fornecer um conjunto de documentos claro e compreensível para as auditorias é essencial para evitar quaisquer efeitos prejudiciais.

 

Por que faz sentido planear com antecedência

 

As vantagens de se preparar para uma auditoria ao IVA podem ser resumidas da seguinte forma:

 

  • Minimizar os recursos necessários para compilar os documentos necessários assim que uma auditoria for iniciada;
  • Conclusão mais rápida da auditoria, evitando a necessidade de solicitar adiamentos de prazo e atrasos no recebimento do reembolso do IVA, se aplicável;
  • Capacidade de identificar, retificar e divulgar voluntariamente qualquer erro que possa surgir das revisões preliminares dos documentos compilados antes do início da auditoria;
  • Potencial redução de penalidades

Quer uma empresa decida realizar a auditoria internamente ou solicitar o apoio de um consultor externo, é essencial considerar as consequências da auditoria, especialmente se estiverem em jogo altos valores de IVA a recuperar. No caso de uma auditoria, o objetivo principal deve ser resolvê-la com sucesso e rapidez, limitando ao máximo qualquer impacto prejudicial ao negócio.

 

 

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