Como a obrigatoriedade da faturação eletrónica está a impactar as PME

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Falar de fatura eletrónica não é algo novo. Desde 2004 que todas as empresas que fornecem o setor do retalho tiveram de implementar um processo de EDI [n. d. r. eletronic data interchange]. Para iniciar, divido o impacto da obrigatoriedade da faturação eletrónica em três grupos:

  1. Envio de faturas para empresas do setor privado, o impacto é muito baixo por não ter regulamentação que os obrigue a implementar apesar de já produzirem PDF assinados digitalmente;
  2. PME fornecedoras de grandes empresas, que adoptaram um processo de eficiência na área financeira e obrigam os fornecedores a enviar as faturas por EDI, onde o impacto é médio/alto e, em alguns casos, pode colocar em causa a relação comercial entre as partes onde o comprador muda de fornecedor;
  3. Potencialmente forte na Administração Pública (AP), com base no DL-123/2018 que define a entrada em produção em duas fases: primeira, organismos do Estado com gestão direta e institutos que estejam abrangidos pela eSPap, a partir de 18 de abril de 2019, e, segunda, as restantes instituições da AP após abril de 2020 só receberão faturas em formato eletrónico.

O impacto desta nova forma de trabalhar é muito positivo para todos os operadores económicos do mercado. Implementar um processo de faturação eletrónica significa menos erros, mais controle se a fatura deu entrada ou não no ERP do cliente, informação se a fatura foi aprovada e vai cumprir o prazo de pagamento e, nos casos mais complexos, se foi rejeitada ou entrará em processo de disputa.

Há no mercado excelentes gestores que olharam para este novo modelo como algo que os iria ajudar nos processos de tesouraria e de gestão financeira e já avançaram com o processo de implementação e, hoje em dia, são os primeiros a motivar os seus clientes a receberem as suas faturas eletrónicas.

Os gestores que vejam isto como uma obrigatoriedade e que vão adiar a decisão de implementar para o mais próximo possível do final do prazo, poderão criar sérios riscos comerciais para a empresa. Está claro que já não vai haver adiamento ou “jeitinho”, ultrapassámos o ponto onde já não voltamos atrás, agora o caminho é o da desmaterialização total de todos os documentos que gerem uma relação comercial.

“Está claro que já não vai haver adiamento ou “jeitinho”, ultrapassámos o ponto onde já não voltamos atrás, agora o caminho é o da desmaterialização total de todos os documentos que gerem uma relação comercial.”

Começámos, há poucos anos, com a guia de transporte, agora temos a fatura e, em breve, será o pedido de compra, o catálogo de produtos, o aviso de receção da mercadoria e até mesmo o aviso de pagamento da fatura. Todos estes documentos, em alguns setores já são uma realidade há mais de 10 anos. Agora, a Administração Pública dá os primeiros passos.

A partir de abril deste ano, alguns fornecedores irão ver a sua relação comercial com o Estado sofrer uma queda nas vendas por não terem a fatura eletrónica implementada. Já outros, se esperarem por abril de 2020 poderão simplesmente deixar de fornecer por não conseguirem faturar eletronicamente.

Na Administração Pública, setores como os Hospitais têm vindo a obrigar os seus fornecedores a avançar ainda este ano com um processo mais completo de EDI, que inclui a encomenda, a guia de transporte e a fatura, tudo em formato eletrónico. Este setor não vai esperar por abril de 2020. O impacto deste setor, como comprador significa a implementação em milhares de empresas, sejam elas de medicamentos, dispositivos médicos, serviços ou material administrativo.

Será uma corrida contra o relógio, pois um projecto de EDI leva entre 4 a 10 meses para estar implementado, dependendo do número de clientes destinatários das faturas. Uma empresa que forneça a todos os hospitais públicos em Portugal poderá necessitar de quase um ano para ter todos os clientes a funcionar em pleno.

Wilques Erlacher, Consultor, Especialista em EDI e Faturação Eletrónica e Business Development Manager na Saphety

Artigo publicado na PME Magazine, a 28/12/2018.

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