Quais as diferenças entre os modelos de faturação de Post Audit e Clearance? 

 
Na atual era digital, a faturação eletrónica surgiu como uma solução transformadora, revolucionando a forma como as empresas lidam com as transações financeiras.  
 
À medida que as legislações que obrigam à utilização da faturação eletrónica se expandem por todo o mundo, as empresas terão de assegurar a conformidade para vários países, modelos e requisitos no âmbito das relações transfronteiriças. Nesse sentido é fundamental compreender os modelos mais comuns e como funcionam na prática. 
 
Nenhum modelo é exactamente igual, mas numa perspetiva de alto nível, vários requisitos obrigatórios podem ser agrupados em qualquer um de dois modelos: o modelo Post Audit (pós-auditoria) e o modelo de Clearance, através de mecanismos de Continuous Transactions Controls (CTCs). 
 
Ambos visam melhorar as práticas de faturação e sobretudo, a forma como os governos acedem à informação relevante para aferir a atividade económica e maximizar a receita fiscal, mas com abordagens diferentes que aprofundaremos neste artigo. 

O modelo Post Audit  

O modelo Post Audit, sendo o mais comum no espaço Europeu e América do Norte, pressupõe que as empresas enviam as faturas aos seus clientes sem validação prévia de uma autoridade central.  
 
Neste contexto, o destinatário considera a fatura como um documento válido, processando-a de forma autónoma. A supervisão de uma autoridade central só se aplicará após a confirmação da fatura, seja sob a forma de envio de relatórios consolidados periódicos ou auditorias externas em que a autoridade poderá analisar os registos financeiros e contabilísticos e a sua conformidade com os regulamentos e fiscalidade em vigor. 

Principais características: 

Flexibilidade: As empresas beneficiam de autonomia para gerar e enviar faturas alinhadas com seus fluxos de trabalho internos. 

Validação Diferida: As faturas são tratadas sem validação imediata, o que potencialmente as expõe a erros ou preocupações de não conformidade. 

Inspeção Subsequente: Após a aceitação, a autoridade central poderá intervir para validar a fatura, garantindo que ela cumpre os requisitos legais. Eventuais incumprimentos poderão estar sujeitos a multas ou penalidades. 

Possíveis atrasos: Dependendo do modelo de cada país, o Post Audit pode introduzir atrasos na resolução de disparidades ou identificar facturas não conformes, afectando os ciclos de pagamento. 

O modelo de Clearance 

Em contraste com a abordagem Post Audit, existe o modelo de Clearance, suportado em mecanismos de CTCs (Continuous Transactions Controls), num modelo também conhecido por sistema em “Real Time” ou “Preventivo”. Neste enquadramento, as empresas são obrigadas a submeter as suas faturas junto de um sistema central antes de poderem ser transmitidas aos respetivos clientes. A autoridade central valida a fatura e a sua conformidade face aos requisitos legais em vigor e apenas à posteriori estão reunidas as condições para ser enviada ao destinatário. 

Principais características: 

Validação Imediata: As faturas passam por validação em tempo real por uma autoridade central antes de chegarem ao destinatário, reduzindo a probabilidade de erros e problemas de não conformidade. 

Garantia de Conformidade: Neste modelo é assegurado que as faturas cumprem todos requisitos legais aplicáveis, minimizando disputas e possíveis penalidades, sem necessidade de auditorias ou controlo posteriores. 

Resolução imediata de problemas: Discrepâncias ou imprecisões são identificadas e corrigidas antes da transmissão da fatura, evitando atrasos no pagamento. 

Vigilância Centralizada: A autoridade central desempenha um papel proativo na prevenção da circulação de faturas não conformes ou fraudulentas. 

Quando comparados os dois modelos podemos destacar ainda vários aspetos que evidenciam o modelo de Clearence como sendo o mais interessante para os governos em função dos claros benefícios que proporciona: 

Eficiência: O modelo de Clearence é geralmente mais eficiente devido à sua validação em tempo real, reduzindo o risco de erros e atrasos no processamento de pagamentos. 

Conformidade: O modelo de Clearence oferece melhor garantia de conformidade, pois as faturas são meticulosamente validadas antes da emissão. 

Autonomia: O modelo Post Audit proporciona às empresas maior autonomia operacional, mas também acarreta potenciais riscos de conformidade. 

Resolução de disputas: A validação imediata do modelo de Clearence mitiga a possibilidade de disputas decorrentes de faturas erradas ou não conformes. 

Complexidade de implementação: O modelo de Clearence exige muitas vezes uma infra-estrutura central robusta, o que pode representar desafios na capacidade de investimento e implementação. 

Envolvimento do Governo: Os governos tendem a favorecer cada vez mais o modelo de Clearence pelo seu potencial para otimizar a cobrança de impostos e a supervisão da conformidade legal. 

Embora o modelo Post Audit conceda maior flexibilidade às empresas, também abre a porta para lapsos de conformidade. Por outro lado, a validação em tempo real oferecida pelo modelo de Clearence e a garantia de conformidade superior podem elevar significativamente a eficiência e a precisão da faturação. À medida que as empresas avançam na evolução digital, compreender as nuances destes modelos torna-se fundamental para a tomada de decisões informadas que se alinhem com as necessidades operacionais e obrigações regulamentares. 
 
No cenário em rápida evolução das transações transfronteiriças, a faturação eletrónica tornou-se a pedra angular das operações comerciais globais. Vamos aprofundar alguns casos de utilização e explorar como a solução de Controlos Contínuos de Transações (CTCs) da Sovos pode lidar perfeitamente com os intrincados desafios de conformidade apresentados pelos diversos mercados. 

Caso de uso: Faturação entre Portugal, Espanha e Itália 
 
Se considerarmos um cenário em que uma empresa portuguesa necessita de enviar uma fatura a um cliente do setor público em Espanha e outra fatura a um cliente empresarial em Itália, será confrontada com regulamentos e requisitos de faturação distintos em cada um dos páises. No caso de Espanha, as faturas deverão cumprir o formato específico Faturae e serem comunicadas através da plataforma pública central FACe. Por outro lado, em Itália, será necessária a comunicação das faturas através do sistema público central, o Sistema di Interscambio (SdI). 

Neste ambiente complexo, a solução CTC da Sovos Saphety está preparada para ajudar a sua empresa. A capacidade da plataforma em validar faturas em tempo real garante que cada fatura cumpra os requisitos de conformidade exigidos para Espanha e Itália. Isto não apenas reduz o risco de erros, mas também facilita o processamento contínuo de faturas, uma vez que as faturas são pré-validadas antes de chegarem aos destinatários.  

Um parceiro global para a conformidade complexa da faturação eletrónica 

Num mundo cada vez mais integrado, a automatização da troca de faturas a nível global tem ainda um longo caminho a percorrer. A solução de Controlos de Transações Contínuos (CTCs) da Sovos Saphety garante a gestão das relações transfronteiriças em conformidade global com os processos de faturação, alinhados com os diversos regulamentos de diferentes países. 

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