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Tudo o que precisa de saber sobre a Assinatura Qualificada

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Assinatura Qualificada 

 

A obrigação de associar a cada fatura eletrónica uma assinatura digital qualificada suscita ainda dúvidas junto de muitas empresas, para além do enquadramento legal associado à execução dos contratos públicos. 

Para as Micro e PMEs torna-se também obrigatória a faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos – com a exeção dos ajustes diretos simplificados – a partir de janeiro do próximo ano, tal como já acontece para as grandes empresas, desde 1 de janeiro de 2021. 

 

Quando entrará em vigor a faturação eletrónica com assinatura qualificada? 

A partir do dia 1 de janeiro de 2024, para que as faturas eletrónicas e faturas PDF enviadas por via eletrónica sejam válidas, terão de cumprir com requisitos de autenticidade, como é o caso da assinatura digital qualificada.  

Segundo o artigo 12 do Decreto-lei n.º 28/2019, a partir do próximo ano, os contribuintes devem utilizar uma assinatura digital qualificada, um selo eletrónico qualificado ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI), sempre que os respetivos emissores e destinatários subscreverem um acordo em linha com a Recomendação da Comissão n.º 1994/820/CE. 

Podemos concluir que este decreto incentiva a adoção de um sistema de faturação e arquivo eletrónicos, resultando numa mais valia que permitirá às empresas reduzir custos no cumprimento das obrigações fiscais e estimular processos de transformação digital. 

  

O que é uma fatura eletrónica? 

Para efeitos legais, uma fatura eletrónica é um documento emitido por um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária (AT), em formato eletrónico, em que é apostada uma assinatura digital. Pode existir em formato PDF ou XML. O formato XML é um formato que tem como objetivo a emissão e receção automatizadas num circuito de faturação eletrónica. Um dos exemplos atualmente mais conhecidos e preconizado, é a norma CIUS-PT, que define a estrutura para a faturação à Administração Pública. O CIUS-PT consiste num modelo de dados semânticos proposto para a Norma Portuguesa – incluindo a lista de sintaxes a que deve respeitar a fatura eletrónica, no cumprimento da Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho de 2017. 

  

A assinatura digital é sempre necessária? 

A assinatura digital é a única forma de conferir ao documento os requisitos que a lei exige no que respeita à autenticidade do emissor e à integridade do documento, entre outros. Atualmente, a única exceção acontece quando o documento é enviado e recebido num canal de faturação eletrónica que cliente e fornecedor acordaram previamente, e apenas quando esse mesmo acordo esteja sob a norma do Acordo Tipo EDI Europeu. Estas são portanto as formas que garantem os requisitos necessários para tornar uma fatura eletrónica fiscalmente válida, no âmbito da diretiva IVA, nomeadamente de acordo com os requisitos impostos pelo CIVA. 

  

O que é uma assinatura eletrónica qualificada? 

Através de um certificado digital qualificado, que só pode ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é gerada uma assinatura, que identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento. Este tipo de mecanismo, aposto no documento, garante o seu valor probatório, tornando-o legal, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados nele contidos. 

  

Assinaturas ou selos qualificados nas faturas em PDF? 

A assinatura qualificada ou selo qualificado, equivalentes para os efeitos desejados, são produzidos por um certificado qualificado que é instalado em servidores HSM seguros, na cloud da infraestrutura de entidades certificadoras autorizadas para o efeito. Um selo qualificado identifica uma organização, ao passo que uma assinatura qualificada identifica uma pessoa numa determinada qualidade da organização. 

 

Como enviar faturas que incluam a assinatura digital qualificada? 

As soluções de faturação eletrónica da Sovos Saphety asseguram o cumprimento da legislação requisitos associados à faturação eletrónica, incluindo os serviços de assinatura digital qualificada dos documentos.  

 

  

 

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