Saphety
12.11.2019

Que no le pase: ¿cuáles son las fallas más comunes que se cometen en el proceso de implementación de Facturación Electrónica?

La Factura Electrónica es diferente a la factura digital

La gran diferencia radica en que la factura digital sólo es un documento generado y guardado como archivo PDF al escanear la factura física (una copia), pero, en cualquier caso, es obligatorio que la empresa envíe el soporte físico al cliente.

Vale la pena aclarar que la Factura Electrónica contiene las mismas connotaciones fiscales y legales que cualquier otro tipo factura, entre ellas la digital y la tradicional hecha en papel.

En suma, no hay diferencia legal, lo importante es que: la Facturación Electrónica permite que todos los procesos (expedición, recibo, rechazo, archivo y verificación de la Dian) se realicen a través de medios electrónicos.

Tenga en cuenta que su Factura Electrónica debe tener la siguiente información

Para que la Factura Electrónica sea legal y válido, debe incluir las siguientes características: tener una firma digital; incluir el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) y el Código QR; haber realizado el acuse de recibido; estar hecha en formato XML (Extensible Markup Language) y llevar una numeración consecutiva autorizada por la Dian.

25060

Photo from Rawpixel on Freepik.

Anticípese a las fechas determinadas por la DIAN, para evitar sanciones:

Hasta el pasado primero de septiembre, era obligatorio para los 3.500 grandes contribuyentes del país facturar electrónicamente, estos representan el 65 % de todo el recaudo de impuestos.

Con el fin de evitar traumatismos en el proceso, la DIAN emitió una prórroga de tres meses a la que se acogieron 1.203 compañías, para las cuales la obligación empezará a ser efectiva desde el 1 de diciembre, fecha que también es plazo máximo para el resto de contribuyentes, es decir para las MiPymes, los negocios y personas independientes y jurídicas que pertenezcan al régimen común (no simplificado).

El 2 de enero del 2019, quienes no estén cumpliendo con su obligación fundamental de facturar electrónicamente, estarán sujetos al cierre temporal de la empresa, al igual que las que no cumplan alguno de los requisitos que exige la Ley para este documento o que emitan facturas incorrectas, tales como: 

  • No indicar el NIT del vendedor y el nombre y apellido o razón social de quien presta el servicio. 
  • No indicar la fecha. 
  • No señalar el valor de la operación. 
  • No contener el NIT del adquiriente de los bienes y servicios y el nombre con apellido o razón social, con la discriminación del IVA pagado. Cuando el adquirente es una persona natural y no tenga NIT deberá verificarse que se haya incluido el tipo y número del documento de identificación. 
  • No tener los números específicos que otorga la Dian. 
  • Falta de descripción del bien o de los artículos vendidos o el servicio que se prestó. 
  • Ausencia de numeración consecutiva de facturas de venta. 
  • Omitir si es retenedor de impuestos y de cuál.
  • La factura electrónica debe estar denominada explícitamente como “factura de venta” y no como “factura cambiaria de compraventa”; además, debe indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

De acuerdo con el artículo 684-2 del Estatuto Tributario, no facturar electrónicamente luego de tres meses de la fecha límite, dará lugar a la clausura definitiva del establecimiento, mediante la imposición de sellos oficiales con la leyenda “cerrado por evasión”.

Subject: EDI & Electronic Invoicing, Colombia, Facturación Electrónica, SaphetyDoc, 2019

Saphety

Publicado por Saphety

Saphety (saphety.com) is a leading company in solutions for electronic documents exchange, electronic invoicing and data synchronization amongst companies. Currently, its client portfolio has over 7000 companies and over 520 thousand users throughout more than 38 countries.