Saphety
19.11.2019

Pasos para lograr una facturación electrónica exitosa y no fracasar en el intento

La implementación de la facturación electrónica no debería generar un impacto negativo en su empresa, pues realizarlo de forma organizada, con un cronograma de trabajo y una comunicación le permitirá evidenciar a mayor velocidad los beneficios en tiempos y ahorro económico.

Siga las siguientes recomendaciones para lograr una implementación exitosa de la facturación electrónica:

1. Defina un cronograma de trabajo

Lo más importante es que identifique la fecha que tiene como plazo para implementar la facturación electrónica, de esta forma puede crear un cronograma de trabajo y evitar multas por retrasos. Revise cuánto tiempo debe destinar a cada una de las tareas que esto implica, como obtener cotizaciones de operadores autorizados, definir el operador, el proceso de contratación, el tiempo que el equipo de trabajo debe destinar a las tareas de implementación, el tiempo de pruebas y la comunicación que debe realizar con sus diferentes audiencias.

2. Defina un equipo de trabajo

El equipo de trabajo será el responsable de la implementación del proyecto de factura electrónica. Este equipo debe estar compuesto por el equipo de TI, contabilidad y financiero, un auditor interno y un encargado de la comunicación del proyecto. Es importante que el líder del proyecto tenga poder en la toma de decisiones, para no retrasar los tiempos.

3. Escoger el proveedor

La DIAN cuenta con un listado de proveedores autorizados, que es importante revise para así seleccionar una adecuada solución de Facturación Electrónica. Revise que la empresa cuente con la experiencia en Colombia, sea flexible, sencilla, eficaz y cumpla con los requerimientos y características específicas. Es importante que el proveedor asegure la continuidad operacional al cliente, en caso de existir temas de contingencia.

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4. Implementación tecnológica

La implementación tecnológica es un trabajo que irá de la mano entre su empresa y el proveedor seleccionado. 

5. Comunique a las audiencias

Crear e implementar un plan de comunicaciones es necesario para que todas sus audiencias estén informados. Internamente todos sus colaboradores deben conocer el momento en el que vaya a iniciar la facturación electrónica, además es necesario que conozcan a grandes rasgos el proceso. El área administrativa deberá además recibir la capacitación por parte del proveedor. Enviar una comunicación a sus proveedores y clientes informándoles el calendario de implementación y los requerimientos.

6. Realizar prueba, y comenzar a operar

Es importante que previo a la fecha estipulada como inicio de la facturación electrónica, se realicen pruebas. Cuando comience a operar podrá comenzar a evidenciar los beneficios que la facturación electrónica trae a su empresa.

Subject: EDI & Electronic Invoicing, Colombia, Facturación Electrónica, SaphetyDoc, 2019

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