Saphety
9.9.2019

Todo lo que debe saber a la hora de elegir un proveedor tecnológico de facturación electrónica

Preguntas frecuentes

¿Cómo convertir la facturación electrónica en una oportunidad?

La implementación de la facturación electrónica es normalmente contemplada para cumplir con los requisitos legales establecidos por la autoridad tributaria, en Colombia la DIAN. Sin embargo, la solución escogida debe proporcionar mejoras en los procesos administrativos, al permitir una reducción de los costos de emisión, entrega inmediata de las facturas a sus destinatarios finales, y las herramientas que permitan una interacción directa entre el emisor y el comprador.

¿Qué debe tener en cuenta al momento de buscar el proveedor tecnológico para la facturación electrónica?

Los aspectos clave que una empresa debe tener en cuenta a la hora de seleccionar un proveedor tecnológico son:

La garantía del cumplimiento de los requisitos legales vigentes;

Capacidad del proveedor para adaptarse de manera rápida y eficiente a los cambios legales o procedimentales que por lo general se presentan, preferiblemente, con conocimientos de otros contextos de factura electrónica, lo que garantizará una operación sin sorpresas o impactos negativos en la empresa;

Capacidad de adaptabilidad a los procesos internos del negocio. Las compañías se encuentran en constante cambio, en busca de nuevas formas de operación, más rápidas y menos costosas, de modo que una solución que opere en tiempo real, y que permita flexibilidad en la forma como se procesan los documentos, se traducirá en una ventaja competitiva;

Ofrecer herramientas tecnológicas de fácil administración, consulta, visualización e intercambio de documentos.

¿Qué aspectos técnicos se deben tener en cuenta al momento de seleccionar una solución?

Es necesario que la solución escogida garantice aspectos técnicos como:

Conexión vía API (interfaz de programación de aplicaciones), que permite que el sistema contable se comunique en tiempo real con la solución de factura electrónica;

Posibilidad de administrar directamente desde el sistema contable, elemento clave en los procesos de gestión del cambio, y así no interferir en las dinámicas de los usuarios actuales. Aquí se incluyen manejo de consecutivos, lectura de estados de las facturas, reportes, etc.

¿Cómo puede una compañía agregar valor a la relación con sus clientes a través de la facturación electrónica?

La facturación electrónica permitirá mejorar la relación de las empresas con sus clientes en la medida que se optimicen los procesos de comunicación entre ellas.

Algunas de las ventajas de la facturación electrónica son:

- Entrega inmediata de las facturas;

- Nuevos canales de comunicación vía web e email;

- Disponibilidad de entrega de facturas al comprador por medio de aplicaciones móviles;

- Posibilidad de aprobar las facturas en tiempo real;

- Facilidad de visualización de documentos a través de portales web de consulta.

¿Qué soluciones existen para las pequeñas y medianas empresas?

Las empresas que por su bajo volumen de generación de documentos no deseen integrar sus sistemas contables con las plataformas de facturación electrónica, podrán cumplir con los requisitos de esta nueva normativa, a través de plataformas de emisión de facturas online por medio de formularios web de fácil interacción y que funcionan en tiempo real.

Estas plataformas web contarán con los más altos niveles de servicio y dispondrán de toda la rapidez y funcionalidad de una herramienta de mayor tamaño.

¿Cuáles son las ventajas para el comprador al contar con una aplicación móvil dispuesta por parte del emisor de facturas electrónicas?

Al tener una aplicación móvil para recibir las facturas emitidas por sus proveedores, los compradores contarán con grandes ventajas por las que no querrán volver a recibir facturas en papel.

Los principales beneficios de la aplicación móvil son:

- Recibir notificaciones en su móvil desde cualquier lugar;

- La posibilidad de aprobar las facturas recibidas directamente desde el móvil;

¿Cuáles son las ventajas y los beneficios de contar con la solución de facturación electrónica de Saphety?

Saphety, cuenta con toda una serie de valores agregados que lo convierten en el candidato ideal para ser el aliado tecnológico de las compañías.

- Más de 16 años de experiencia en múltiples proyectos internacionales de facturación electrónica;

- Completa integración vía API (interfaz de programación de aplicaciones) con los sistemas contables de cada empresa;

- Desarrollo de proyectos con enfoque en factura electrónica y migración de procesos asociados;

- Brinda soluciones que se adaptan a cada negocio;

- Consultoría especializada en detalles técnicos y legales de la facturación electrónica;

- Un gestor (persona) dedicado especialmente al proyecto.

Subject: EDI & Electronic Invoicing, Colombia, Facturación Electrónica, SaphetyDoc, 2019

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Publicado por Saphety

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