Saphety
26.11.2019

Preguntas frecuentes sobre la Facturación Electrónica

  1. ¿Qué es la Facturación Electrónica?

Es un sistema de facturación que elimina el papel del proceso, basando toda la actividad en plataformas digitales que agilizan la generación, envío, autorización y archivo de los documentos.

  1. ¿Por qué se hace?

Para fiscalizar ventas y servicios. Eso permite mejor control y aumenta la recaudación de impuestos. Además, genera beneficios a las empresas en ahorros de tiempo y dinero.

  1. ¿Qué debe hacer una empresa para emitir facturas electrónicas?

Las empresas tienen 3 posibilidades:

  1. Directamente, a través de un software dispuesto por el facturador electrónico.
  2. A través de la solución gratuita dispuesta por la DIAN.
  3. Mediante un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.

Si la empresa elige un proveedor autorizado por la DIAN, este les otorga herramientas para la generación de sus documentos y los envía de forma automática a la autoridad tributaria para ser validados. Una vez entregados de nuevo al emisor, estos se pueden enviar por medios digitales al receptor en cuestión de minutos.

  1. ¿La DIAN controla a quienes ofrecen el servicio?

La Dian autoriza y supervisa los servicios que cada proveedor otorga a sus clientes, y para esto cuenta con un listado de proveedores autorizados. En este listado usted podrá encontrar a Saphety, como proveedor especializado ya que contamos con la experiencia en Colombia y en otros países.

  1. ¿Qué pasa si no cuento con los recursos para pagar este servicio?

Existen opciones sin costo proporcionadas por la DIAN y diversos proveedores de facturación electrónica. Estos servicios son muy básicos por lo que es recomendable estudiar a fondo las necesidades reales de cada negocio.

  1. ¿Quiénes deben facturar electrónicamente a partir del 1 de enero de 2019?

Sólo están obligados a facturar electrónicamente:

  • Las personas naturales, jurídicas y demás sujetos (Grandes Contribuyentes) indicados en la Resolución 010 de febrero de 2018, proferida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional -DIAN.
  • Las personas naturales, jurídicas y demás sujetos indicados en la Resolución 072 de diciembre de 2017, proferida la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional -DIAN.
  • Las resoluciones pueden ser consultadas en el website de DIAN.

 

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  1. ¿Qué se requiere para entrar al sistema?

Estar dado de alta ante la DIAN y cumplir con los requisitos de facturación electrónica. Una vez contando con la información necesaria es solo cuestión de elegir un proveedor para empezar a facturar.

  1. ¿Y si el consumidor no tiene correo electrónico?

Existen otras maneras de hacerle llegar sus documentos tributarios. Una vez emitidos estos son registrados por la DIAN de forma automática, pero para efectos contables de cada contribuyente se puede imprimir el documento en caso de que no cuente con medios electrónicos para recibirlo.

  1. ¿Se elimina totalmente el papel?

Totalmente. Dependiendo de los procesos contables de cada empresa o contribuyente, es posible eliminar por completo el uso de papel en el proceso.

  1. ¿Hay sanciones por incumplimiento?

Cuando cumple con las condiciones impuestas por al DIAN, el parágrafo transitorio 3 de la Resolución 000030 de 2019 afirma que no será sujeto de las sanciones previstas en el Estatuto Tributario. Tenga en cuenta que las sanciones del Estatuto hacen referencia a la factura de venta y, por lo tanto, es importante que la revise con detenimiento si no quiere llevarse sorpresas durante el proceso de implementación.

Los establecimientos comerciales, oficinas o lugares destinados para el ejercicio comercial o profesional que estarán sujetos a la sanción de cierre temporal y, en caso de incumplir con otros requisitos, también podrían tener sanciones de tipo económico.

Sanción económica. Este tipo de sanción comprende una multa equivalente al 1% del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, es decir que si la factura estaba expedida por un valor de un millón de pesos, la multa a pagar sería de $10.000 pesos; pero recuerde que dicha sanción se aplica por cada factura emitida de manera incorrecta, por lo que al no acatar la norma la sanción podría crecer exponencialmente.

  1. ¿Cómo será el proceso para los facturadores electrónicos?
  • Inscribirse en el servicio informático de la DIAN, registrando sus datos de facturador electrónico.
  • Seleccionar el modo de operación por el cual va a facturar. Los modos de operación son los siguientes: “Software gratuito”, “Software propio” y “Software de un proveedor tecnológico”.
  • Asociar en el sistema de validación el software del proveedor tecnológico.
  • Asociar los prefijos de su numeración al proveedor tecnológico.
  • Una vez cumplidos los pasos anteriores, la DIAN actualizará de oficio la responsabilidad en el RUT, llegada la fecha límite de obligatoriedad de cada Grupo según el calendario de masificación en la resolución.
  • Los adquirentes electrónicos deberán autorizar si desean recibir facturas a través de un mecanismo automático entre plataformas o proveedores tecnológicos, o recibir la factura por correo electrónico.
  • Las facturas de contingencia deberán ser a través de facturas por Talonario o Papel, y se podrán registrar en la DIAN hasta 30 días después que se hayan superado el inconveniente y re establecido los servicios.
  • Las numeraciones de contingencia que hayan sacado los clientes desde antes, seguirán siendo válidas. Tener en cuenta que las facturas de contingencia no llevan CUFE.
  • La Información debe ser conservada por el facturador electrónico, el proveedor tecnológico y el adquirente por un periodo mínimo de 5 años. (Art. 632 del ET)
  1. ¿Cuáles son los beneficios de implementar la factura electrónica para las empresas?

Hay múltiples beneficios para las empresas que implemente la factura electrónica, dentro de los que están:

  • Eliminación de riesgos de pérdida de documento físicos.
  • Hace eficiente la gestión documental.
  • Cuidado y protección del medio ambiente.
  • Consulta en línea.
  • Tiempos de entrega de una factura pasan de días a minutos.
  • Mejora en la calidad de datos, se controlan documentos electrónicos.
  • Incremento exponencial en el proceso de aceptación y rechazo de la factura, mejorando el tiempo de contabilización de la facturación de hasta tres días.
  • Impacto positivo en el flujo de caja por la mejora en el tiempo de contabilización.
  • Reducción en costos asociados con facturación de hasta 85%.

Subject: EDI & Electronic Invoicing, Colombia, Facturación Electrónica, SaphetyDoc, 2019

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Publicado por Saphety

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