Saphety
5.11.2019

¿Sabía usted? Tips sobre la Facturación Electrónica

La implementación de la Facturación Electrónica es una obligación que todos los  contribuyentes que pagan IVA y el Impuesto de Consumo deben implementar antes del 1 enero de 2020, según lo indiquen las fechas asignadas por la DIAN.

El cambio a la factura electrónica es direccionar a Colombia a un mundo y lenguaje universal de intercambio de documentos electrónicos para los negocios, siendo este un camino ya recorrido por empresas europeas y norteamericanas, en el que el país no se puede quedar atrás. La implementación de la documentación digital minimiza los procesos manuales, lo que permite gestionar de manera ágil y sencilla la generación e intercambio de documentos electrónicos, también permitirá mejorar la búsqueda, la organización y el adecuado manejo de los espacios que son sensibles en los archivos físicos actuales.

Según José Falcato, Country Manager Saphety en Colombia, “la documentación electrónica se convierte en el primer escalón de un intercambio digital de documentos en el que la DIAN tomará lugar como aliado certificando, por lo que es importante que las empresas tengan un cambio de mentalidad y se prepararen adecuadamente para su implementación”.

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Algunos TIPS para su transición:

1- Pasar de un proceso físico a un proceso digital: diagramar los mismos procesos y pasos que se han venido realizando en la facturación física, para que así organizarlos en un ambiente digital sea más sencillo. En el portal de la DIAN, se podrán consultar los documentos electrónicos.

2- Evite costos adicionales y busque una casa de software o proveedor del sistema que lo acompañe en todo el proceso: es indispensable que la casa de software o el proveedor tenga la capacidad de guiarlo durante los procesos de implementación y adicional, le brinde un respaldo en los procesos de cambio en la gestión administrativa y al interior de la organización.

3- Capacitación para los colaboradores de las empresas: para que el proceso se cumpla adecuadamente, la DIAN brindará capacitaciones en las que se informen a las empresas sobre este nuevo sistema, y de igual manera, al interior de cada empresa realizar gestión del cambio con los colaboradores que llevan a cabo procesos de facturación.

4- Adquirir un sistema ERP o PYME que permita fortalecer la seguridad de las empresas: el sistema debe asegurar tres pasos: gestión de documentos digitales, manejo y respaldo del flujo de intercambio de documentos y herramientas que permitan el almacenamiento e impresión histórica de cualquier factura.

5- La firma digital como aseguramiento: para que un documento electrónico sea válido, auténtico e íntegro, la firma electrónica entrará a ser parte del cambio en la documentación.

6- Estar al tanto de los cambios o nuevas solicitudes realizadas por la DIAN. La validación previa de la factura electrónica por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), es el cambio más notorio que trae la segunda fase de su implementación, pero también hay otras modificaciones que se deben tener en cuenta, como: todos los documentos electrónicos deben contar con el nombre del emisor y número de identificación tributaria (NIT), del vendedor o de quien presta el servicio, además debe tener fecha y hora del momento en el que se realiza o se genera la factura y así mismo, habrá que indicar la forma de pago, entre otros aspectos claves que no se pueden dejar de lado.

7- Recuerde que expedir facturas electrónicas sin cumplir con los requisitos puede acarrear una multa equivalente a 1% del valor de las operaciones facturadas sin exceder un máximo de 950 UVT aproximadamente $32 millones. Además, quienes sean reincidentes pueden sufrir el cierre del establecimiento.

Subject: EDI & Electronic Invoicing, Colombia, Facturación Electrónica, SaphetyDoc, 2019

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