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Facturación Electrónica

¿Qué es la factura electrónica?

Facturar electrónicamente es obligatorio, conozca los plazos establecidos, beneficios y ventajas y las opciones disponibles para poder implementar este proceso en su empresa. Saphety le explica todo.

Origen

El concepto de facturación electrónica tiene sus orígenes en las practicas de Intercambio Electrónico de Datos, en su orden surge primero la necesidad de ayudar a las empresas con gran flujo de información en sus procesos de consulta, almacenamiento e intercambio eficiente de la data relevante para su operación y como parte de esos protocolos se hace inminente la necesidad de implementar la factura como uno de los elementos susceptibles de sufrir esa transformación hacia el ecosistema digital.

Definiciones

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) se refiere en general a cualquier tipo de documento (sea comercial, financiero, logístico, administrativo, etc.) que se transmite entre un emisor y un receptor de forma electrónica y automática entre aplicaciones, y donde la información contenida está dispuesta de acuerdo con estándares acordados entre emisor y receptor, para que de esta manera los documentos sean procesados por sus aplicativos internos e integrados de forma automática, sin intervención humana.

La Factura Electrónica es específicamente el documento financiero transmitido de forma electrónica, tiene un conjunto de reglas legislativas, procesuales, de seguridad y archivo que obliga a un tratamiento diferenciado.

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Complementariedad y diferencias

Aunque ambos procesos se entienden como complementarios, se puede afirmar que la facturación electrónica en sí, reviste un menor nivel de complejidad y ella per se, pertenece al universo de intercambio de documentos contenidos en (EDI). Por ejemplo, una empresa puede enviar pedidos de compra a sus proveedores, recibir avisos de despacho, enviar nota de recepción, y finalmente recibir la factura en su sistema, realizando la validación del contenido, de acuerdo con el pedido y la recepción. Al tener un proceso completo de documentos transformados por EDI, la validación de la factura es realizada con mucha más calidad, menor probabilidad de error y mucho más rápido.

Las diferencias básicas entre el proceso de facturación manual y el electrónico van desde el encuadramiento legal, los términos de seguridad, la capacidad de archivo y las reglas de flujo y aceptación. Aunque los dos procesos tienen como objetivo un incremento de eficiencia y ahorro, lo cierto es que la factura electrónica aporta un especial beneficio muy evidente no solo para los aliados de negocio, sino también para el gobierno. Por ese motivo se evidencia una prioridad en la implementación de la facturación electrónica no solo por cumplir con la ley, sino por todos los beneficios y ventajas que tiene.

Evolución

Si analizamos el proceso antiguo de facturación, veremos que al emitir una factura la empresa enviaba los archivos a la Dian, y al contratante del servicio. La Dian revisaba la factura y daba respuesta aprobando o no el proceso. Al mismo tiempo, el contratante del servicio acusaba recepción del recibo y daba respuesta de aceptación o rechazo de la factura. Un proceso largo, dispendioso, en el que se invertían recursos considerables y con mayor probabilidad de cometer errores. Con el proceso de facturación electrónica las empresas y los organismos públicos pueden ahorrar entre 50% y 70% de los costos conexos a la facturación, entre los que figura el ahorro sostenible y significativo del papel, el envío (mensajero o servicio de mensajería) y el archivo.

Características

En Colombia la DIAN (Dirección Nacional de Impuestos) expidió una disposición obligatoria que determina los plazos establecidos para que las empresas adopten el proceso de facturación electrónica.

Según la DIAN, las siguientes características certifican el proceso de facturación electrónica:

  • Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
  • Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
  • Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
  • Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
  • Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
Faturacion Electronica
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Opciones

Para facturar electrónicamente se puede recurrir a dos opciones:

  • A través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar;
  • O por medio de los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con la Normatividad relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016.

El proveedor tecnológico, debe gestionar toda la comunicación. El software de contabilidad de la empresa, en integración con la plataforma electrónica, envía la información de la factura, gestiona todas las comunicaciones entre la empresa prestadora de servicios, el adquirente y la Dian. Al final, las respuestas y los archivos son enviados para la empresa contratante del servicio para conservación en un lugar seguro.

Integración

¿Como se integran las distintas plataformas entre proveedores? La Cámara de Comercio Electrónico diseñó para Colombia un sistema de apoyo en interoperabilidad abierta entre plataformas para facilitar las transacciones entre empresas con diferentes plataformas.

Sujetos

¿Quiénes facturan electrónicamente?

De un lado están los obligados a facturar seleccionados por la DIAN -mediante resolución de carácter general-; por otro, están quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.

  1. Los responsables del Impuesto sobre la Ventas –IVA.
  2. Los responsables del Impuesto Nacional al Consumo.
  3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN; con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
  4. Los sujetos que opten de manera voluntaria por expedir factura electrónica.
  5. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE.

Observaciones

Factores a revisar para escoger un proveedor tecnológico:

  • Asegurarse que sea una de las 55 empresas autorizadas.
  • Comparar tiempos de implementación
  • Revisar los planes de contingencia y seguridad
  • Asegurar certificaciones de experiencia
  • Analizar valores agregados de la oferta

Valores agregados

Saphety como proveedor tecnológica certificado, en su conocimiento de las necesidades del mercado colombiano ofrece un paquete de beneficios para sus clientes que incluye:

  • Entrega gratuita de certificados de firma digital.
  • Generación de informes inteligentes (Business Intelligence).
  • Implementación de sistema para pagos digitales en su sitio web.
  • Paquete completo: Contabilidad y Factura Electrónica.

Beneficios y Ventajas

  • Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos.
  • Eficiente gestión documental.
  • Cuidado y protección del medio ambiente.
  • Consulta en línea.
  • Facilidad en las transacciones.
  • Mejora la trazabilidad y seguridad de operaciones.
  • Mejora la gestión de cobro.
  • Ahorro en costos de impresión, despacho, y almacenamiento.
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
  • Integración de procesos misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos.
  • Mejora la relación cliente / proveedor.

Status de la implementación

La factura electrónica existe en Colombia desde 1995; pero solo hasta ahora se puede hablar de un verdadero proceso de masificación. Al mes de agosto de 2019 se han registrado 32.247 emisores, es decir, 45,6% del total. La meta de la DIAN es tener el 60% de los contribuyentes inscritos para facturar al cierre de este año y completar todo el universo para 2020.

Calendario implementación facturación electrónica

SUB SECTOR ECONÓMICO FECHA REGISTRO
Explotación minas y canteras 1/05/2019
Industria metalmecánica, eléctrica, electrónica y otros 1/06/2019
Comercio automotores, repuestos, computadores, equipos 1/07/2019
Otras actividades y servicios 1/09/2019
Com materiales, materias primas, químicos, metales y otros 1/10/2019
Com bienes domésticos, calzado, textiles, ferretería, farmacéutico, otros 1/10/2019
Información y comunicaciones 1/11/2019
Actividades artísticas, entretenimiento y recreación 1/11/2019
Construcción 1/12/2019
Industria alimentos, bebidas, textil, detergentes 1/01/2020
Activ arquitectura, ingeniería, diseño, publicidad, otros 1/11/2019
Activ atención a la salud humana y asistencia social 1/02/2020
Alojamiento y servicio comida 1/02/2020
Transporte y almacenamiento 1/02/2020
Administración pública y defensa 1/02/2020
Com alimentos, bebidas, víveres, jabón, papelería 1/03/2020
Activ administración empresarial, consultoría, gestión y jurídicas 1/03/2020
Educación 1/04/2020
Actividades inmobiliarias 1/04/2020
Activ financieras y seguros y activ saneamiento ambiental 1/04/2020
Suministro electricidad, gas, vapor y aire acondicionado 1/04/2020
Actividad servicios administrativos y apoyo 1/05/2020
Agricultura, ganadería, caza, silvicultura y pesca 1/05/2020