Faturação Eletrónica com a Admin. Pública
Decreto-Lei n.º 123/2018 - Perguntas Frequentes

Com a publicação do DL n.º 123/2018, de 28 de dezembro, há um novo calendário de adoção que é estabelecido para Entidades Públicas e Operadores Económicos. Tendo em conta que um projeto desta natureza leva cerca de 12 meses a implementar, conheça aqui as várias etapas do processo para incorporar a sua empresa, dentro do prazo legal, no novo sistema de faturação.

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Perguntas Frequentes

Enquadramento legal, prazos indicados para arranque de projeto e as várias etapas do processo de implementação.

Perguntas Frequentes - Faturação eletrónica com a Administração Pública

Qual o enquadramento legal da Faturação Eletrónica?
Com a publicação do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, que define o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos e que procede à primeira alteração ao Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, há um novo calendário de adoção que é estabelecido de acordo com a dimensão e natureza das Entidades Públicas e Operadores Económicos que devem ser incorporados no novo sistema de faturação.

Para que serve a Faturação Eletrónica?
De acordo com o enquadramento legal, a implementação da faturação eletrónica assume-se como um verdadeiro programa de transformação digital, processual e funcional, assente na normalização, otimização e automatização processual do ciclo da despesa e do ciclo da receita, promovendo a agilização e desmaterialização do relacionamento existente entre as entidades públicas, e destas com os agentes económicos privados, reduzindo os prazos de pagamento, os custos de operação e de transação e garantindo maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo.

Qual o impacto da Faturação Eletrónica para as Entidades Públicas?
As Entidades Públicas são obrigadas a implementar o processo de Faturação Eletrónica, por forma a poderem receber e processar faturas eletrónicas, tendo definidos dois prazos legais de implementação, de acordo com a natureza de cada Entidade.

Qual o impacto da Faturação Eletrónica para os Operadores Económicos?
É obrigatória a adoção da faturação eletrónica por parte dos fornecedores de entidades públicas no âmbito de contratos públicos. As empresas terão de preparar os seus sistemas para emitir faturas eletrónicas, para qualquer entidade pública, até à data limite estipulada pela lei de acordo com a dimensão e volume de faturação da empresa.

Qual o prazo indicado para arranque de projeto (implementação do processo de Faturação Eletrónica)?
Já! De acordo com a nossa experiência e analisando os projetos já implementados, o prazo indicado é, no mínimo, 12 meses antes face ao limite legal imposto.

Quanto tempo pode demorar em média a implementação de um projeto de Faturação Eletrónica numa Entidade Pública?
Dado o elevado número de stakeholders envolvidos e de processos afetados com este tipo de projeto (compras, logística, contabilidade, etc.) a implementação e operacionalização deste tipo de solução nas Entidades Públicas é complexa. Analisando os projetos já implementados, verifica-se que uma implementação bem sucedida leva cerca de 12 meses até à sua completa operacionalização.

Quanto tempo pode demorar em média a implementação de um projeto de Faturação Eletrónica num Operador Económico?
Com base nos processos afetados com este tipo de projeto (compras, logística, contabilidade, etc.) a implementação e operacionalização deste tipo de solução nos Operadores Económicos pode ser complexa. Analisando os projetos já implementados, verifica-se que leva cerca de 6 meses para a implementação do primeiro cliente e os 12 meses subsequentes são um processo contínuo até à sua completa operacionalização.

Quais são as várias fases de implementação de projeto no caso das Entidades Públicas? 
Etapas a realizar pela Entidade Pública e/ou pelo seu parceiro tecnológico ERP (Enterprise Resource Planning), de acordo com a Diretiva 2014/55/EU:
– Análise da Fatura Eletrónica de acordo com a diretiva (dados, semântica e regras definidas pela diretiva para a Faturação Eletrónica na Administração Pública) - podendo a Saphety ajudar neste processo;
– Levantamento de requisitos do ERP para integração de faturas de acordo com a diretiva - devendo ficar claro que 'integração' não pressupõe todo o processo de validação, conferência e contabilização dos documentos, ou seja, a integração deve ser equiparada à introdução/transcrição manual do documento em papel no sistema (equivalente ao trabalho de um utilizador a introduzir no sistema ERP o documento recebido em papel).
– Levantamento dos processos internos atuais da Entidade Pública para tratamento de faturas, em toda a cadeia, ou seja, desde a receção da carta, até ao pagamento, rejeição, pedido de crédito, etc.);
– Identificação de todos os stakeholders da Entidade Pública no processo de tratamento de faturas;
– Analise dos processos atuais afetos pelo tratamento de uma fatura eletrónica;
– Definição de novos processos de tratamento (integração) da fatura eletrónica;
– Especificação dos requisitos do ERP para integração da Faturação Eletrónica de acordo com os processos definidos pela Entidade Pública;
– Desenvolvimentos e integração de sistemas;
– Testes;
– Go-live;
– Rollout de Fornecedores.

Quais são as várias fases de implementação de projeto no caso dos Operadores Económicos? 
Etapas a realizar pela Operador Económico e pelo seu parceiro tecnológico ERP (Enterprise Resource Planning):
– Análise da estrutura da Fatura Eletrónica de acordo com o manual de EDI fornecido pela Entidade Pública - podendo a Saphety ajudar neste processo;
– Levantamento de requisitos do ERP para envio por integração dos dados das faturas de acordo - devendo ficar claro que 'integração' pressupõe a exportação de todos os dados necessários num formato determinado. Este formato poderá ser UBL (Universal Business Language - UBL 2.1) ou outro acordado com a Saphety para executar o mapeamento;
– Definição de novos processos de envio integrado da fatura eletrónica;
– Desenvolvimento e integração do ERP do Operador Económico com o sistema SaphetyDoc da Saphety;
– Testes;
– Go-live;
– Adição de novos Clientes no processo de EDI/faturação eletrónica.

Qual é a experiência da Saphety na implementação de projetos de EDI e Faturação Eletrónica? 
Temos mais de 18 anos de experiência na implementação de projetos de EDI e Faturação Eletrónica em entidades públicas (Administração Pública, Central e Local, e Institutos Públicos de administração direta do Estado) e privadas (empresas de todos os setores de atividade) e somos uma empresa líder de mercado nas áreas de Contratação Pública e Faturação Eletrónica.
Alguns números dos quais nos orgulhamos:
– Mais de 50 000 Empresas ligadas à rede de EDI e faturação eletrónica da Saphety
– Na Administração Pública, mais de 1000 Entidades (mais de 20% do total de Entidades da Administração Pública)
– Na Administração Local, mais de 150 Câmaras Municipais (mais de 50% de quota de mercado na Administração Local)
– No Setor da Saúde, mais de 20 Entidades (mais de 80% de quota de mercado no Setor Público)
– No Setor da Saúde, mais de 50 Empresas fornecedoras de medicamentos e dispositivos médicos (mais de 80% de quota de mercado no setor)
– Na Administração Pública Central, mais de 200 Entidades (mais de 95% de quota de mercado na Administração Pública Central.

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