Guia para a Adoção da Faturação Eletrónica

Sumário

Neste guia pretendemos partilhar as principais orientações relacionadas com a adoção da Faturação Eletrónica em Portugal, reflectindo sobre alguns dos desafios e boas práticas que podem ser úteis às empresas que se encontram no processo de avaliação e implementação deste tipo de solução.

Introdução

A aceleração da adoção da Faturação Eletrónica entre empresas e na relação destas com o setor público tem sido alavancada por fatores recentes como a pandemia, e pela cada vez maior exigência das empresas em utilizar apenas documentos em suporte digital. Os sistemas de gestão, prestadores de serviços e parceiros de integração têm desenvolvido esforços no sentido de adequar as soluções a formatos standard de mercado e reduzir tempos e custos de implementação, simplificando o referido processo de adoção

1 – O estado da Faturação Eletrónica em Portugal.

A Faturação Eletrónica em Portugal foi sendo adoptada por vários setores de atividade ao longo dos últimos 20 anos, sobretudo através da imposição das empresas de maior dimensão, os grandes emissores e grandes recetores de faturas.

O Setor Privado e o Retalho

O retalho foi desde sempre o principal dinamizador desta desmaterialização, não apenas ao nível da fatura eletrónica, mas também de documentos de negócio relacionados, como a encomenda ou a guia de remessa.Invariavelmente, os operadores de retalho têm níveis de desmaterialização de 100% das suas encomendas e faturas, impondo de forma obrigatória as regras de faturação eletrónica a qualquer novo fornecedor com quem estabeleçam uma relação comercial.Saiba mais: Sonae poupa 18 milhões de euros/ano com fatura eletrónicaAtividades como a logistica, saúde, turismo, banca, seguros ou utilities têm vindo igualmente a automatizar e otimizar os seus processos de negócio, em particular nas Contas a Pagar (receção de faturas) e Contas a Receber (Emissão de Faturas).

O Setor Público e o enquadramento legal

Com a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos prevista para 2021 em Portugal, serão finalmente concretizados os objetivos decorrentes da Diretiva 2014/55 da União Europeia, transposta para o artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, entretanto alterado pelo Decreto-Lei n.º 54/2023, de 14 de julho.

De acordo com o presente calendário, esta obrigatoriedade aplica-se às grandes empresas desde 1 de janeiro de 2021, com datas limite de adopção para as pequenas e médias empresas e também microempresas desde 1 de janeiro de 2025.
Nos últimos cinco anos têm sido várias as iniciativas no setor público para adoptar soluções de faturação eletrónica, beneficiando do enquadramento legal e dos compromissos estabelecidos ao nível da União Europeia para estas matérias, bem como da experiência de quase duas décadas destas soluções no setor privado.

Desde logo a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap), que coordena a implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP), solução que serve mais de 1800 entidades compradoras do Estado.

Com o Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, foi atribuída à eSPap a competência para emitir requisitos técnicos e funcionais que suportem a implementação da faturação eletrónica, desenvolver instrumentos de apoio às entidades abrangidas e fornecer a solução para receção e processamento de faturas eletrónicas.

Ao nível da Administração Local, praticamente todos os municípios encontram-se também já dotados de uma solução de faturação eletrónica e, no setor da saúde, destaca-se a rápida transição que mais de 100 hospitais concretrizaram ao longo dos últimos três anos para adotar a fatura eletrónica.

2 – Para que serve a Faturação Eletrónica?

A Faturação Eletrónica surge sobretudo como fator de simplificação e automatização dos processos de negócio entre empresas, ao nível da contabilização e melhoria dos prazos de pagamento, com as consequentes poupanças e redução de custos associadas. Na perspetiva dos governos europeus, para além das metas de competitividade das empresas ou fatores ambientais, são ferramentas essenciais que complementam o controlo da despesa do Estado nos vários países, a par com outras medidas já em vigor ou previstas pelas autoridades fiscais locais.

Segundo o relatório “The e-invoicing journey 2019-2025” da Billentis, 20% a 30% de todas as faturas em papel resultam no tratamento de exepções, resultando em custos de processamento significativos e numa perda do potencial associado a descontos e prazos de pagamento.
A Faturação Eletrónica deve ser parte integrante da estratégia de transformação digital das empresas, para os vários segmentos em que se relacionem: B2B, B2G ou B2C. Para além de todas as poupanças de processos óbvias e melhoria das relações entre fornecedores e compradores, com a tecnologia ao dispor não é aceitável que se continue a utilizar o papel para a faturação das empresas.

3 – Quais as regras e especificações da Fatura Eletrónica?

Desde 1 de janeiro de 2021 apenas se poderão emitir faturas eletrónicas e outros documentos fiscalmente relevantes que utilizem uma assinatura eletrónica qualificada ou sejam enviadas através de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados «Acordo tipo EDI europeu», sem prejuízo da utilização de outras tecnologias que assegurem a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas.

A Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro, determina o modelo de dados semânticos proposto para a Norma Portuguesa (CIUS-PT) bem como a lista de sintaxes a que devem respeitar os documentos de faturação eletrónica.Assim não é portanto considerado fatura eletrónica (por não respeitar as normas europeias), o envio de uma fatura em formato PDF por correio eletrónico. Adicionalmente os seguintes documentos também não são considerados faturas eletrónicas no contexto dos contratos públicos:

• Faturas não-estruturadas (por exemplo em formatos PDF ou Word);
• Imagens de faturas (ex.: jpg, tiff, etc.);
• Faturas não-estruturadas em HTML (página web ou e-mail);
• OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel).

Saiba mais em: Novas regras de faturação.

4 – Quais são as vantagens da desmaterialização de processos?

• Mais transparência na relação entre clientes e fornecedores, otimizando tempos de processamento, conferência e aprovação de faturas.
• Ciclos mais rápidos e Melhoria do Cash Flow proporcionados pelo envio automatizado proporciona processos de contabilização, aprovação e pagamento mais rápidos, reduzindo prazos de pagamento e melhorando a liquidez das empresas.
• Redução de erros por via da automatização de processos, com a aplicação de regras automáticas de validação e controlo de qualidade e exeções, permitindo a integração directa nos sistemas dos clientes.
• Redução de custos pela poupança de processos e carga administrativa, por exemplo nos recursos necessários à impressão, expedição, envio, receção e contabilização.
• Segurança assegurada por um processo seguro, sem risco de extravio, com toda a garantia de privacidade e controlo de entrega no destino.
• Ambiental através da eliminação de papel e todos os processos associados à impressão, expedição, transporte e arquivo, entre outros.

5 – Adoção obrigatória da Faturação Eletrónica com a Administração Pública.

Qual o enquadramento legal?

Com a publicação do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro (alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril), que define o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos e que procede à primeira alteração ao Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, há um novo calendário de adoção que é estabelecido de acordo com a dimensão e natureza das Entidades Públicas e Operadores Económicos que devem ser incorporados no novo sistema de faturação. Aplica-se às grandes empresas desde 1 de janeiro de 2021, e para médias e micro empresas será aplicado a 1 de janeiro de 2025.

Qual o impacto da Faturação Eletrónica para as Entidades Públicas?

As Entidades Públicas são obrigadas a implementar o processo de Faturação Eletrónica, por forma a poderem receber e processar faturas eletrónicas, tendo definidos dois prazos legais de implementação, de acordo com a natureza de cada Entidade.

Qual o impacto da Faturação Eletrónica para os Operadores Económicos?

É obrigatória a adoção da faturação eletrónica por parte dos fornecedores de entidades públicas no âmbito de contratos públicos. As empresas terão de preparar os seus sistemas para emitir faturas eletrónicas, para qualquer entidade pública, até à data limite estipulada pela lei de acordo com a dimensão e volume de faturação da empresa.

Saiba mais em: Faturação Eletrónica com a Administração Pública.

6 – Faturação eletrónica como motor de modernização.

De acordo com o enquadramento legal, a implementação da faturação eletrónica assume-se como um verdadeiro programa de transformação digital, processual e funcional, assente na normalização, otimização e automatização processual do ciclo da despesa e do ciclo da receita, promovendo a agilização e desmaterialização do relacionamento existente entre as entidades públicas, e destas com os agentes económicos privados, reduzindo os prazos de pagamento, os custos de operação e de transação e garantindo maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo.

As relações comerciais a nível da união europeu e mundial requerem de forma generalizada a utilização de mecanismos de faturação eletrónica, pelo que esta adoção constitui uma necessidade crítica que as empresas devem assegurar, não só na perspetiva de modernização permanente a que estão sujeitas, mas também como condição essencial para responderem às exigências da competitividade nos diferentes setores de atividade.

O Caso da Faturação Eletrónica na Saúde

A Saphety liderou nos últimos 4 anos a implementação de inúmeras soluções globais de EDI e Faturação Eletrónica no setor da Saúde, junto de mais de 100 hospitais pertencentes a 29 centros hospitalares e mais de 50 fornecedores, o que revolucionou num relativamente curto espaço de tempo a forma desta empresas e entidades se relacionarem entre si. Para além da fatura, este processo também incluiu na maioria dos casos a desmaterialização da encomendas e guias de remessa, pela necessidade de sincronização de códigos de produto e controlo das receções de bens por parte das entidades compradoras.

Saiba mais: Caso de Sucesso Centro Hospitalar Lisboa Norte, EPE.

7 – É possível adoptar a faturação eletrónica integrando softwares de faturação, ou ERPs que atualmente usamos?

Sim, os diferentes sistemas de faturação e de gestão (ERPs) em geral têm a capacidade de estabelecerem a ligação a soluções de faturação eletrónica.

Esta ligação pode encontrar-se já pré-estabelecida mediante acordos de integração e interoperabilidade entre sistemas, parceiros e operadores de faturação eletrónica ou requerer a implementação de um projeto específico para estabelecer a mesma.

Ao longo dos úlitmos anos, e em particular com o enquadramento legal para os contratos públicos tem-se assistido à aceleração dos mecanismos e alternativas de integração disponíveis. Sistemas de gestão, prestadores de serviços e parceiros de integração têm desenvolvido esforços no sentido de adequar as soluções a formatos standard de mercado e reduzir tempos e custos de implementação, simplificando o referido processo de adoção.

8 – A minha empresa vai adotar a faturação eletrónica. Que devo procurar para encontrar a melhor solução?

Para identificar a solução mais adequada para suportar a adoção da faturação eletróncia, deverá ser avaliado como os serviços associados à solução são efectivos no cumprimento da legislação em vigor e como se adaptam e adequam aos sistemas de faturação utilizados no processo de emissão de faturas.

A visibilidade em tempo real sobre o estado dos documentos deve ser assegurada por todas as componentes da solução (sistema emissor, fornecedor da solução e sistema recetor).

Não obstante da capacidade de interoperabilidade de mercado que a solução deve assegurar, destacamos a importância da ligação pré-estabelecida que o operador tenha com as entidades clientes, que serão os destinos das faturas a enviar.

Para além do cumprimento da legislação, a solução deverá ter a capacidade de evoluir enquanto peça da transformação digital, seja na rapidez de ligação aos diferentes clientes e parceiros, seja na resposta a novos requisitos legais e funcionais.

9 – A faturação eletrónica e a sustentabilidade

A adoção em massa da faturação eletrónica na União Europeia conduz a benefícios económicos significativos e ao aumento da competitividade das empresas europeias. Com a aceitação de faturas eletrónicas por parte dos vários governos, inerente a uma legislação europeia comum, os negócios com o setor público serão consequentemente mais fáceis e ágeis.

Os benefícios da substituição de faturas em papel por faturas eletrónicas são óbvios. Por um lado a substituição do papel por um formato digital estruturado permite que a fatura seja manuseada e arquivada com mais eficiência, proporcionando economias significativas em impressão, expedição, tratamento e arquivo.

Permitir o tratamento de dados de forma automatizada elimina a necessidade de visualização e interpretação humana da fatura, bem como inserção ou transposição de dados de forma manual, reduzindo drasticamente os erros na entrada de dados nos sistemas dos recetores, algo que não é possível através de imagens digitais da fatura, como é o caso do formato PDF.

A adoção da fatura eletrónica no setor público contribui de muito relevante para as prioridades de políticas públicas, como a redução do défice do setor público, transparência financeira e promoção do desenvolvimento sustentável.

Ao mesmo tempo, a redução de custos e eficiência do setor público proporcionam benefícios aos fornecedores do setor privado e ajudam a criar oportunidades para que o setor público atue como um catalisador para a adoção mais ampla de processos digitais comuns ao setor privado.

Estima-se que sejam necessários 12 milhões de árvores para criar os 30 mil milhões de faturas que são enviadas na Europa anualmente. Segundo a UE, a eliminação destas faturas em papel, representa a redução em três milhões de toneladas de CO2 do meio ambiente. A sustentabilidade é uma das principais razões da UE para promover a faturação eletrónica.

Muitas empresas desenvolveram políticas ambientais no âmbito da sua estratégia corporativa e incentivaram a adoção de práticas de negócios “verdes” ou sustentáveis. Com a adoção da faturação eletrónica, para além da eliminação do papel, a otimização e redução de custos serão consequências naturais de uma estratégia inevitável e urgente para as organizações.

10 – Faturação Eletrónica e Transformação Digital

A implementação da faturação eletrónica assume-se como um verdadeiro programa de transformação digital, processual e funcional, assente na normalização, otimização e automatização processual do ciclo da despesa e do ciclo da receita, promovendo a agilização e desmaterialização do relacionamento existente entre as entidades públicas, e destas com os agentes económicos privados, reduzindo os prazos de pagamento, os custos de operação e de transação e garantindo maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo.

Com o enquadramento legal para os contratos públicos tem-se assistido à aceleração dos mecanismos e alternativas de integração disponíveis. Sistemas de gestão, prestadores de serviços e parceiros de integração têm desenvolvido esforços no sentido de adequar as soluções a formatos standard de mercado e reduzir tempos e custos de implementação, simplificando o referido processo de adoção.

Com a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos prevista para 2021 em Portugal, serão finalmente concretizados os objetivos a que a União Europeia se propôs e que culminaram em iniciativas levadas a cabo ao longo das últimas quase duas décadas.

As políticas ambientais e sustentáveis seguidas pelas organizações, cada vez mais exigidas pela sociedade e vistas como uma obrigação, são para além de manifestações de responsabilidade social, fatores de competitividade determinantes no crescimento, sustentabilidade e diferenciação das empresas.

A faturação eletrónica, a par com outras iniciativas de desmaterialização e transformação digital há muito que deixaram de ser uma opção, seja por motivações legais, de mercado, ou pela simples consciência coletiva que nos molda enquanto sociedade.