Saphety
19.5.2017

Facturación electrónica en Colombia

¿Qué aspectos normativos debe cumplir el software contable para la incorporación de la facturación electrónica?

El software contable se debe integrar a la plataforma de un proveedor tecnológico, avalado por la DIAN, con el fin de emitir la información de las facturas, notas débito y notas crédito. Se debe tener en cuenta que la anulación de facturas ya no es posible. Así, en caso de cometer errores en las facturas expedidas o requerir ajustes por rechazo por parte del cliente, entre otras, se debe enviar la nota crédito correspondiente. Es también muy importante seleccionar una plataforma de facturación electrónica que garantice los medios para que la factura esté disponible para los clientes, así como la tecnología para que puedan aceptarla o rechazarla, o en su omisión se procese la aceptación tácita. La plataforma de factura electrónica debe de ser robusta para garantizar que las facturas queden cargadas al sistema de la DIAN.

Adicionalmente, se debe solicitar al proveedor del software el ajuste en el módulo de administración de las resoluciones de facturación, pues ahora se debe incorporar un campo adicional para guardar la clave técnica de cada rango y en el caso de integración con nuestra plataforma SaphetyDoc, el código de cada rango activo que es indicado por nuestra plataforma.

¿Es necesario migrar a un software contable distinto para aquellas empresas que empiezan a facturar electrónicamente?

No, no es necesario migrar el software contable. La DIAN ha sido clara en confirmar que la facturación electrónica no modifica las leyes contables ni tributarias en el país. Lo ideal es lograr la integración automática de este software contable con la plataforma del proveedor tecnológico para los procesos de emisión y recepción de estos documentos. Además, al escoger una plataforma de facturación electrónica con servicio de archivo se garantiza que estos documentos estén alojados fuera del sistema contable en caso de que la empresa decida cambiar el sistema contable.

¿Qué consideraciones deben tener en cuenta las empresas acerca de su contabilidad con la implementación de la facturación electrónica?

La DIAN ha sido clara en confirmar que la facturación electrónica no modifica las leyes contables ni tributarias en el país. El único cambio es la eliminación del concepto de anulación de facturas y que en la fecha que se decida iniciar con la facturación electrónica, todas las facturas emitidas hasta ese momento, como facturas por computador y/o facturas electrónicas, por el decreto anterior deben pasar a ser facturas electrónicas por el decreto 2242 de la DIAN.

¿Qué debe tener en cuenta una empresa al momento de buscar el proveedor tecnológico de la facturación electrónica para que sus procesos internos no se vean perjudicados?

Que cumpla con las exigencias indicadas en el decreto 2242 de la DIAN. Especialmente debería contar desde ya con la certificación ISO 27001, si bien el decreto da 2 años de plazo a los proveedores para obtenerla, ningún proveedor que no la tenga en este momento puede garantizar que la obtendrá en el plazo dado. De igual manera es importante que la plataforma del proveedor tecnológico, si bien se integrará con el sistema de información de la empresa (ERP, software contable, etc) cuente con un portal Web de administración, consulta y visualización de los documentos intercambiados y una App Móvil que permita visualizar, aceptar/rechazar los documentos recibidos.

Dado que el esquema del decreto 2242 está basado en lo realizado en otros países y de la experiencia internacional en este campo, aunque la DIAN anuncia unos cambios a mediano plazo, es recomendable para las empresas que desde ya busquen que el proveedor tenga experiencia comprobada en proyectos de facturación electrónica en otros países.

Es muy importante seleccionar una plataforma que tenga capacidad de adaptarse ante posibles ajustes de la ley, que se espera que ocurran en el futuro próximo, de tal manera que el impacto para la operación en el sistema contable de la empresa sea mínimo.

Además, el proveedor debe contar con el respaldo financiero apropiado que garantice que mantendrá la autorización como proveedor tecnológico dada por la DIAN durante los 5 años concedidos y que pueda renovarla continuamente cada vez que sea necesario.

 

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Entrevista a José Falcato, Country Manager Saphety Colombia.

Subject: EDI & Electronic Invoicing, SaphetyDoc, Colombia, Facturación Electrónica, 2017

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