Saphety
9.4.2018

Faturação Eletrónica na Administração Pública

Enquadramento legal, o que é, para que serve e como funciona.

Anualmente, são processadas mais de 400 mil milhões de faturas a nível mundial, das quais cerca de 170 mil milhões são processadas por empresas ou organismos da Administração Pública. Contudo, apenas 17% destas faturas são processadas eletronicamente. Um estudo recente da European E-Invoicing Service Providers Association (EESPA) sublinhava que, em 2016, tinham sido processadas mais de 1.034 milhões de faturas eletrónicas B2B e B2G no espaço europeu. Consciente desta realidade, a Comissão Europeia promulgou a Diretiva 2014/55/EU na qual obriga a que todas as entidades públicas envolvidas em compras públicas - mais de 300 mil organismos a nível europeu - passem a suportar faturação eletrónica a partir de janeiro de 2018. No território nacional, o governo publicou o Decreto-Lei n.º 111-B/2017, através do qual procedeu à revisão do Código de Contratos Públicos (CCP) que passa a contemplar, com o período de adaptação de um ano, a obrigatoriedade da utilização de faturação eletrónica nestes processos, a partir de janeiro de 2018.

O que é a fatura eletrónica?

A ‘Fatura Eletrónica’ é um documento que foi emitido, transmitido ou recebido num formato eletrónico estruturado e que possibilita o seu processamento automático e eletrónico. No caso da Administração Pública, o principal destinatário da transação são os vários organismos.

Quando é que entra em vigor a nova diretiva?

A nova diretiva da Comissão Europeia, publicada em 2014 (EU Directive 2014/55/EU), estipula que os diferentes estados membros deverão ter concluído, até 27 de novembro de 2017, o processo de transposição da diretiva para a legislação nacional, assim como os procedimentos administrativos necessários ao cumprimento da obrigatoriedade da utilização da fatura eletrónica no processo de compras públicas. A nova diretiva entra em vigor dia 1 de janeiro de 2018, mas não é aplicável às faturas eletrónicas emitidas como resultado da execução de contratos declarados secretos ou que devam ser acompanhados de medidas especiais de segurança.

 

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Imagem disponível em https://eespa.eu/linkview/. Acesso em fevereiro de 2018.

Como funciona a fatura eletrónica?

– O emissor procede à criação de uma fatura eletrónica que contenha a informação necessária diretamente no seu sistema de gestão (ERP);

– Essas faturas podem ser enviadas do ERP do emissor, usando um prestador de serviço como a Saphety para adaptar a informação necessária, para que a mesma possa ser integrada no sistema de gestão (ERP) do destinatário;

– Alternativamente, o emissor da fatura pode utilizar um formulário web para criar e transmitir fatura eletrónica, anexando o PDF da fatura gerada no seu ERP.

A minha organização está obrigada a utilizar a norma europeia?

Sim. No âmbito da aprovação da diretiva sobre faturação eletrónica, a Comissão Europeia requereu ao European Committee for Standardization (CEN) a criação de uma norma europeia que “encorajasse” a utilização da fatura eletrónica no espaço europeu. Os organismos públicos têm que assegurar que a infraestrutura tecnológica foi implementada para receber faturas que estejam em conformidade com a nova norma europeia de fatura eletrónica aprovada pelo CEN - EN 16931.

Quais as normas existentes para o processamento de faturas eletrónicas?

A norma europeia EN 16931 vem juntar-se a um conjunto de normas existentes a nível mundial para processamento de faturas eletrónicas:

  • ebXML
  • OASIS UBL 2.x (ISO/IEC 19845:2015)
  • UN/CEFACT
  • PDF/A-3

Existem ainda normas setoriais, assim como alguns países procederam ao desenvolvimento de normas específicas (Alemanha, Áustria, Bélgica, Dinamarca, Espanha, Finlândia, Itália, República Checa, Suécia, Suíça e Turquia).

Quais as vantagens da utilização da fatura eletrónica?

A redução dos custos de processamento das faturas é uma das principais vantagens da utilização da fatura eletrónica. Em média, o custo de processamento de uma fatura pode ascender a 17 €, enquanto através da implementação da faturação eletrónica, este custo pode ser reduzido entre 4 € a 12 €. Deste modo, organizações que optaram pela utilização da faturação eletrónica assinalam que alcançaram reduções de custos de processamento de faturas entre 50% a 70%.

No entanto, as vantagens da utilização da faturação eletrónica não se resumem à redução de custos e as organizações evidenciam algumas outras vantagens da implementação destas soluções.

  • Saúde

– Alinhamento de dados entre fornecedores e hospitais;

– Controlo em tempo real da despesa pública.

  • Administração Pública Central

– Cumprimento da legislação do Código dos Contratos Públicos;

– Aumento da transparência e auditabilidade do processo.

  • Administração Pública Local

– Maior controlo na execução de obras e empreitadas;

– Aumento de competitividade das empresas locais.

  • Setor Empresarial do Estado

– Redução do custo no processamento de faturas de fornecedores e clientes;

– Melhoria dos serviços prestados aos stakeholders.

  • Fornecedores da Administração Pública

– Cumprimento do requisito legal;

– Redução de custos de implementação com a adoção de formato único para toda a Administração Pública e futuro setor privado.

A Comissão Europeia tem expetativas de que a adoção da fatura eletrónica na União Europeia poderá permitir uma redução de custos superior a 2300 milhões de euros.

Quais as variáveis a ter em conta no processo de faturação eletrónica?

Na análise do processo de implementação da faturação eletrónica, os organismos públicos devem ter em consideração as seguintes variáveis:

– Número de faturas processadas;

– Número de recursos humanos ocupados no processamento de faturas;

– Custo de processamento de faturas em papel;

– Custo e requisitos do arquivo;

– Características dos fornecedores;

– Tempo médio de pagamento.

Quais os benefícios da adoção da faturação eletrónica?

O Centro Hospitalar Lisboa Norte adotou a solução da Saphety para gestão da cadeia de abastecimento. A solução veio permitir o processamento automatizado de mais de 40 milhões de euros de consumos, o equivalente a mais de 250 guias de remessa e mais de 500 faturas por dia. A solução possibilitou uma maior sincronização e alinhamento com os fornecedores da instituição.

A Câmara Municipal de Loures é responsável pelo processamento de mais de 16 mil documentos por ano. A adoção da solução da Saphety, cujas funcionalidades permitem a integração com o módulo contabilístico do ERP, permitiu a diminuição do número de recursos envolvidos e dos erros e a otimização do tempo despendido no processo.

A GeoStar possui um volume de mais de 150 mil faturas por ano, das quais mais de 40 mi já são processadas eletronicamente com a solução da Saphety. A adoção da fatura eletrónica possibilitou, para lá da redução de custos e da otimização dos recursos humanos, acrescentar valor para os clientes da empresa.

 

Texto em coautoria Saphety e IDC, com dados Saphety, IDC, Billentis e EESPA.

 

Fazer download da peça INFOGRAFIA - Faturação Eletrónica na Administração Pública.

Subject: Portugal, 2018, EDI & Electronic Invoicing, SaphetyDoc, Contratação Pública Eletrónica, SaphetyGov

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