Saphety
15.5.2017

O estado atual do EDI em Portugal

A velocidade é o paradigma atual. A maioria das situações que ocorrem no nosso dia-a-dia eram impensáveis há um par de anos, a instantaneidade das operações é algo que já faz parte de nós e da nossa rotina diária.

Nesta corrente, em que tudo ocorre a grande velocidade, as empresas têm uma missão constante que é estar continuamente a antever as conjunturas futuras. Este facto faz com que a necessidade de foco, no core e na estratégia de negócio, seja cada vez mais uma prioridade para os gestores e para as organizações.

Mas de onde vem em geral o desfoque dos gestores?

É reconhecida, pela maioria dos gestores das empresas, a necessidade de dedicar muito tempo a processos administrativos e de relacionamento com parceiros. Uma das razões porque ocorre esta situação deve-se ao fato de muita da informação transacionada entre parceiros estar assente em processos tradicionais (fax, email ou telefone).

A desarticulação de processos entre parceiros acontece na sua maioria em três fases. Na fase comercial (encomenda versus fornecimento), exemplo: encomenda carregada com erros nas quantidades ou artigos. Na fase logística (necessidade/stock versus entrega de artigos), exemplo: erros relacionados com quantidades rececionadas ou locais de entrega incorretos. E, por fim, na fase financeira (faturação versus recebimento), exemplo: carregamento de dados incorretos (ao nível de preços, artigos, etc.) ou até mesmo o extravio de documentos.

É amplamente reconhecido que operações onde existam processos rotineiros, ações repetitivas de introdução de dados e tratamento de muitos documentos, têm rácios de erro muito elevados, que levam a um elevado consumo de tempo por parte dos colaboradores de uma empresa.

Todos os aspetos atrás indicados traduzem-se inevitavelmente num aumento dos custos de operação das empresas, necessitando estas de reforçar as suas áreas administrativas ou logísticas para manter um nível de serviço eficiente, junto dos seus clientes e outros parceiros, subtraindo assim investimento e foco em áreas core do negócio.

Reflexão sobre qual o impacto na produtividade de uma organização, quando ocorre um erro?

A ocorrência de um erro obriga o colaborador que o deteta a várias tarefas, como voltar a reanalisar todo o pedido de compra desde a sua origem e, em muitas situações, existe a necessidade de envolver outros colaboradores da organização, tanto dentro como fora do seu departamento. O cenário descrito, mesmo que extremo, revela como ocorre e onde se escondem custos numa organização, traduzindo-se em ineficiência interna e menor qualidade do serviço que presta.

Porque não adotar processos eficientes, baseados numa plataforma eletrónica em que os vários parceiros interagem?

A confiança acumulada pelas empresas, ao longo dos últimos anos, levou a que a utilização de plataformas eletrónicas, intermediárias entre parceiros para troca de informações de negócio, seja prática comum, deixando de ser um exclusivo de grandes empresas ou setor público, isto porque o seu custo tem à data valores muito mais reduzidos.

A adoção de plataformas oferece a um cliente, ou fornecedor, celeridade na transferência de informação já que uma encomenda ou fatura pode ser transmitida por pdf, com total valor legal, ou por integração nos seus sistemas de gestão (via EDI, transmissão de dados), sem necessidade de digitação por parte de um operador. Este processo de envio de informação é realizado em segundos e, por comparação aos processos tradicionais, sem qualquer das fragilidades atrás identificadas.

A surpresa é que a transmissão de dados (EDI) é atualmente prática comum entre as empresas. Verificamos com regularidade duas empresas iniciarem uma parceria e ambas constatarem que já usam esta tecnologia, levando a que a integração entre parceiros seja ainda mais simples e célere.

 


João Correia
Especialista em EDI e Business Development na Saphety
joão.correia@saphety.com 

Subject: Portugal, 2018, EDI & Electronic Invoicing, SaphetyDoc

João Correia

Publicado por João Correia

Especialista em EDI e Business Development na Saphety