Saphety
31.1.2017

O pequeno grande mundo das mensagens eletrónicas entre empresas

Para quem está a entrar (ou a equacionar entrar) no mundo da Troca Eletrónica de Documentos, é importante perceber as suas vantagens e implicações, mas também compreender que existem vários tipos de mensagens eletrónicas e a que/quem se destinam.

No cenário ideal, mais complexo, mas onde tudo funciona na perfeição, existem 7 tipos de mensagens que, interligadas de forma sequencial, asseguram a transparência e o bom funcionamento de todo o processo. O que, em última análise, fomenta o relacionamento entre as partes, proporciona uma melhor parceria, evita constrangimentos, agiliza o negócio e evita potenciais disputas.

A vantagem adicional é que quase tudo pode ser feito de forma automática, evitando a intervenção humana.

Mas vamos por partes. Tudo começa com o Catálogo de Preços (PRICAT ou Price Catalog). Esta mensagem permite a transmissão da informação referente aos detalhes de preços dos bens e serviços disponibilizados pelo fornecedor. Basicamente, isto permite que o comprador carregue esta informação no seu sistema e esteja a par do que está disponível e por que custo.

Tendo acesso a esta informação segue a Encomenda (ORDER), que pode em algumas situações ser seguida da resposta à encomenda (ORDRSP ou simplesmente a confirmação da mesma).

Esta última confirma que o fornecedor tem todos os itens que o comprador pretende comprar. Vamos supor que o cliente X pediu 1.000 parafusos do modelo ABC mas que, por um motivo qualquer, o fornecedor só consegue assegurar a entrega de 500.

O envio da Resposta à Encomenda acontece e essa informação é disponibilizada, e cabe depois ao comprador aceitar ou alterar a encomenda inicial.

Ou, noutro cenário, o comprador verifica que afinal quer alterar a dimensão da encomenda, seja adicionando novos elementos ou eliminando outros, nesse caso é emitida uma Alteração da Encomenda (CHGORD ou Change Order).

É aqui que o processo deixa de ser automático para obrigar à intervenção humana. Isto porque a nova mensagem terá a mesma numeração que a encomenda inicial, terá é uma identificação diferente ao nível da linha do produto para refletir o tipo de alteração que está a sofrer (adição, remoção ou alteração da quantidade).

Com a encomenda “acordada entre as partes” o fornecedor emite a Guia de Transporte (DESADV ou Dispatch Advice), que acompanha a encomenda até ao cliente. Com a validação da receção dos produtos encomendados, ao estar tudo de acordo com o enviado na guia transporte (por vezes há bens que não estão em condições, por exemplo, e têm de ser devolvidos), o comprador emite o Aviso de Receção (RECADV ou Receiver Advice). E, basicamente, este documento tem duas funções: 1) confirmar que os produtos recebidos estão de acordo com o encomendado; ou 2) comunicar que há divergências entre o que foi encomendado e o que foi recebido.

Com a importação dos dados do aviso de receção no software do fornecedor, esta informação permite emitir a fatura (INVOIC ou Fatura Eletrónica).

A interligação é extremamente importante para que tudo bata certo. Para que o fornecedor não emita uma fatura que não esteja de acordo com a encomenda recebida e que, por isso, obrigue à emissão de notas de crédito/débito ou crie crispação entre as duas entidades.

Para muitas empresas todo o processo acaba com o envio/recebimento da fatura. Mas há quem acrescente mais um passo a este (aparentemente longo) processo: o REMADV, ou seja, a confirmação de que o pagamento foi efetuado com informação do número da fatura, data e hora.

Isto pode parecer muito complexo mas, na verdade, é muito simples. Porque são mensagens quase sempre automáticas. E a grande vantagem está no fato de todos os intervenientes saberem sempre tudo sobre as suas relações comerciais. Sempre que há uma alteração esta é comunicada. O que significa que ambas as partes têm acesso à mesma informação. Isto impede ou atenua possíveis desacordos na documentação fiscal. Nada pior para uma relação comercial do que disputas sobre faturas emitidas ou encomendas efetuadas. A médio/longo prazo, isso desgasta a relação e pode levar (até) ao rompimento da mesma.

E é tão simples evitar que isso aconteça. Basta alterar alguns processos internos.

 

2017-01-25-Esquema

 

Artigo original publicado na Exame Informática, a 31/01/2017.

Subject: EDI & Electronic Invoicing, SaphetyDoc, Portugal, 2017

Wilques Erlacher

Publicado por Wilques Erlacher

Business Development Manager at Saphety (Linkedin)