Leak Business
17.5.2018

Guia: Resolver problemas na faturação eletrónica

No decorrer da implementação de um projeto há muitos desafios capazes de impactar negativamente o mesmo, bloqueando o seu sucesso. Neste Guia iremos percorrer o passo a passo necessário à resolução de problemas para a implementação bem sucedida de um projeto de faturação eletrónica. Tudo explicado por um especialista em EDI e faturação eletrónica.

Sempre que se fala em fatura eletrónica são mencionadas as vantagens da sua utilização que passam por custos menores por transação, integração quase imediata entre intervenientes, ciclos de pagamento mais rápidos e uma menor probabilidade de erro nos dados. Contudo este é o cenário ideal e com o projeto já implementado.

Tendo em conta que a adoção da fatura eletrónica é incontornável (artigo 299.º-B do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto – obrigatoriedade da faturação eletrónica no âmbito da execução de contratos públicos), poderá através deste Guia tomar conhecimento das melhores práticas para resolver os problemas que os vários intervenientes podem ter que vir a enfrentar durante o processo de implementação, antecipando e dando a conhecer as melhores soluções para cada caso.

1. Na senda da perspetiva do cliente
Comecemos pelo cliente que procura uma solução de faturação eletrónica que funcione sem problemas, onde os sistemas de todos os intervenientes comunicam automaticamente e onde as despesas operacionais tendem a diminuir consideravelmente, mas que ainda não sabe que há um longo caminho a percorrer até chegar ao resultado final.


Nesta perspetiva, é importante ter em mente que a fase de levantamento passa por perceber o estado da infraestrutura tecnológica e do sistema de gestão (ERP), de forma a garantir a interoperabilidade e a entender se é necessário fazer ajustes. Durante a implementação do processo de faturação eletrónica é igualmente fundamental envolver os colaboradores que lidam diretamente com a parte operacional, pois se estes não forem envolvidos todo o projeto pode ser colocado em causa.

2. O planeamento e a coordenação de equipas
A fase de implementação da solução levanta o problema da sincronização das agendas do provedor do serviço de faturação eletrónica e do fornecedor do software de gestão (ERP), pois ambos têm de trabalhar em conjunto com a equipa técnica interna do cliente para que a solução seja efetiva.

A questão da agenda acontece porque muitas das vezes e dado este momento de obrigatoriedade da adoção da faturação eletrónica o fornecedor de ERP já tem a sua agenda cheia e, nos casos em que a decisão de mudança já foi anunciada internamente e para os meios de comunicação, a questão agrava-se sendo a única solução para o cliente pagar pelo serviço na categoria de urgente.

A antecipação e o planeamento prévio são muito importantes, pois estes percalços levam a um investimento maior de tempo e dinheiro face ao inicialmente esperado.

3. O projeto piloto e o fornecedor
Chegamos à fase em que o cliente, que adquiriu a solução de faturação eletrónica, tem finalmente todos os processos devidamente implementados. É nesta fase que se avança para o projeto piloto com o primeiro fornecedor.

Imaginemos agora um dos piores cenários: o fornecedor acaba por implementar o EDI sem um estudo aprofundado, apenas porque o cliente assim o quis. Um dos casos em que podemos verificar este problema é quando a encomenda chega, mas não é processada pelo novo software de gestão com o módulo EDI incluído. É esperado que os sistemas tenham comunicado por EDI, porém nada acontece porque só neste momento é que alguém repara que os códigos utilizados para os produtos e serviços não eram os mesmos num lado e no outro. Tal acontece quando não há o cuidado de uniformizar os códigos necessários entre os vários intervenientes para a plataforma funcionar. Nestes casos, como o fornecedor de EDI já implementou todo o processo de comunicação, tem toda a legitimidade para começar a cobrar a mensalidade, mesmo que tenham escapado elementos no projeto.

Para evitar ou colmatar estas falhas, ou para acompanhamento continuado, a melhor opção será contratar um consultor de EDI ou consultoria externa nessa mesma ótica.

4. O papel do consultor de EDI
Estes problemas levantam-se porque muitas das vezes o cliente não tem real noção do impacto da implementação de um projeto de EDI e os vários intervenientes surgem em fases diferentes do projeto ao invés de participarem todos em conjunto desde o início. Tal resulta num projeto que demora muito mais tempo do que o previsto a implementar, com um investimento muito superior ao expectável e com um cliente impacientado com os atrasos.

Todas estas questões podem ser evitadas recorrendo a um consultor de EDI. Uma entidade externa, inserida no processo desde o início, que tem a capacidade de analisar todos os passos a dar, de listar todos os possíveis contratempos e capaz de fornecer alternativas e soluções simples para os mesmos. Alguém que tem uma visão macro da situação e que tem noção do trabalho e da responsabilidade no processo de cada uma das partes, o tempo que demora e os custos prováveis associados. Este consultor funciona como um facilitador que assegura que todas as medidas são implementadas da forma correta e no tempo adequado, entre todos os intervenientes. Tem um custo associado, mas é um pequeno investimento que possibilita a agilização de todo o processo. Levantamento de necessidades, análise, planeamento e sincronização entre os vários intervenientes, desde o início, evita contratempos, dificuldades e surpresas que é o que faz resvalar o controlo de custos e o tempo de implementação neste tipo de projectos.

 

Wilques Erlacher
Especialista em EDI e faturação eletrónica e Business Development Manager na Saphety

 

Artigo de opinião original publicado na Leak Business, a 17/05/2018.

URL: https://business.leak.pt/guia-problemas-na-faturacao-eletronica/

Subject: EDI & Electronic Invoicing, SaphetyDoc, Portugal, 2018