Empresas Hoje
22.6.2018

A verdade nua e crua sobre a fatura eletrónica – Parte 1

Sempre que se ouve falar em fatura eletrónica apenas se mencionam as vantagens da sua utilização. Isto é, menos custos por transação, melhor integração, quase imediata, entre intervenientes, ciclos de pagamentos mais rápidos e a menor probabilidade de erro nos dados. Mas este cenário apresentado é o considerado ideal, para uma condição em que o projeto já está implementado.

A grande questão que se impõe é: o que acontece antes disso? Quais os desafios que podem surgir aquando da definição e implementação do projeto?

Isto é o que pretendo explanar, neste artigo de quatro partes que tem o seu início hoje, pretendo dizer o que nunca foi dito sobre a fatura eletrónica. Este artigo torna-se necessário porque há inúmeras questões que se não forem atempadamente trabalhadas podem pôr em causa todo o projeto e deixar todos os intervenientes num estado de frustração extrema.

Para começar convém referir que há três intervenientes-chave e que todos estes enfrentam desafios durante a implementação da solução.
Para uma melhor explicação vou dedicar, como anteriormente dito,um pedaço de artigo a cada um deles. Culminando com a solução sobre como vencer estes desafios.

Antes de mais tenho de referir que isto é um artigo onde se pretende apresentar um conjunto de fatores que no seu todo criam um cenário ideal para o insucesso.
Comecemos pelo Cliente, ou seja a empresa que quer implementar um processo de receção de faturas dos seus fornecedores. Este inicia o processo contactando, ou então é contactado, pelo comercial que lhe apresenta uma visão de como tudo funciona sem problemas, onde os sistemas de todos os intervenientes comunicam automaticamente, praticamente sem intervenção humana, e onde as despesas operacionais tendem a diminuir consideravelmente. O que não é mentira, mas que só será possível quando o projeto estiver concluído. Até lá há muito trabalho a desenvolver o que regra geral não é mencionado, ou noutros casos bem detalhado quer na proposta quer no plano do projeto.

Deixo também o alerta como especialista da área, de que se alguém lhe disser que este processo dura apenas três meses, fique a saber que é uma projeção irrealista. Comecemos esta explicação pelo início, pelo que vai acontecer no Cliente que compra a solução de fatura eletrónica. Para começar é preciso conhecer o estado da infraestrutura tecnológica e do sistema de gestão, o que é chamado de ERP, o que existe e em que versão, de forma a garantir a interoperabilidade e saber se vai ser necessário fazer ajustes.

Posteriormente deve-se analisar e otimizar os processos operacionais, isto é, validar os dados, definir regras, padrões e garantir que os códigos utilizados por todas as entidades de forma a uniformizar o processo. são os mesmos. Outro passo importante do lado do cliente é envolver as pessoas, pois se os colaboradores da base piramidal, que lidam diretamente com a solução atual e com a parte operacional, não forem considerados, todo o projeto pode tornar-se obsoleto.

Genericamente há um entendimento primário de que este é um projeto pensado para ajudar a equipa financeira e atrapalhar a vida dos informáticos, mas tal não é verdade, e por isso a comunicação e cooperação entre todas as partes é essencial para o sucesso. Não só para a definição da otimização do fluxo organizacional, mas principalmente, para facilitar o trabalho de toda a equipa. Porque por vezes a noção imediata é de que a nova solução vai implicar alterações estruturais profundas, como por exemplo despedimentos. Quando alguém tem isso em mente, existe a tendência para sabotar o processo e proteger o seu posto de trabalho.

 

Próximo artigo: A perspetiva das equipas técnicas: o fornecedor de ERP, o implementador do projeto e o cliente

 

Wilques Erlacher
Especialista em EDI e faturação eletrónica e Business Development Manager na Saphety

 

Artigo de opinião original publicado no Empresas Hoje, a 17/05/2018.

URL: https://empresashoje.pt/informacao/verdade-nua-crua-fatura-eletronica-parte-1/

Subject: Portugal, 2018, SaphetyDoc, EDI & Electronic Invoicing