Colombia
4.2.2019

Principales inconvenientes a la hora de iniciar el proceso de facturación electrónica

Los nuevos plazos y los cambios anunciados por la DIAN para facturar electrónicamente, muestra que el te-jido empresarial aún tiene resistencia y desconocimiento a este nuevo modelo de facturación.

Saphety, operador tecnológico, identifica los principales inconvenientes y oportunidades con los que se en-cuentran los empresarios a la hora de iniciar el proceso y realiza sus recomendaciones.

Uno de los factores es la resistencia al cambio. No es fácil de un momento otro cambiar lo que se venía ha-ciendo por años, donde la cultura empresarial debe adaptarse a la era digital. El gran cambio que conlleva este nuevo modelo es simplificar y eliminar trámites.

Se ha demostrado que la facturación electrónica tiene ventajas a la hora de emitir y recibir facturas, por su ahorro en costo de impresión, almacenaje y la facilidad de consulta de las mismas. Además, los servidores están siempre disponibles para poder utilizar la herramienta sin interrupciones y se garantiza el acceso 100% a la aplicación y a los documentos (facturas, crédito, débitos, contenidos).

Otro inconveniente es el cambio en los procesos logísticos y/o comerciales que se pueden presentar al mo-mento de adoptar el nuevo modelo. Lo ideal es no cambiarlos, o tener el mínimo de cambios para que no im-pacte a las áreas involucradas. Por ejemplo, dependiendo del tiempo que tome facturar electrónicamente, una compañía se poder ver obligada a cerrar la recepción de pedidos horas antes y cambiar la hora de des-pachar la mercancía.

La recomendación es aprovechar para hacer cambios positivos y mejoras en los procesos que se venían realizando y así ajustar y optimizar tiempos. Es muy importante escoger una solución que se adapte a las medidas de sus necesidades y cumpla con las expectativas, las reuniones previas entre operador y empresa son vitales durante la planeación.

Otro punto a resaltar, es cuando una compañía no cuenta con un área de sistemas que se encargue de lide-rar el proceso de trasformación. Algunas organizaciones tienen contratado este servicio con un tercero, por ejemplo, un contador, o simplemente cuentan con un ERP donde soportan su actividad.

Una de las soluciones es contratar la integración de la facturación electrónica con el ERP con el que ya cuentan, aunque esto conlleva a costos adicionales. En este punto, Saphety como operador tecnológico, re-salta la importancia de contar con aliados de ERP que cumplan con esta función para no incurrir en otros gastos.

La otra opción, es utilizar la plataforma online que ofrece el operador, donde la empresa puede realizar la fac-turación electrónica en línea a bajo costo y sin esfuerzo de integración.

El 2018 fue el año del despliegue de la facturación electrónica en el país para los grandes contribuyentes, y a partir del segundo trimestre de 2019, los nuevos grupos de empresas que reportan IVA e impuesto al con-sumo, irán de forma gradual emitiendo facturas electrónicas de acuerdo a su actividad económica.

Si bien la DIAN ha anunciado nuevos plazos para cumplir con la obligatoriedad, la recomendación de José Falcato, Country Manager de Saphety es “iniciar el proceso lo más pronto posible ya que este puede tomar entre dos y seis meses dependiendo del tamaño y las operaciones de cada organización”.

 

Acerca de Saphety
Saphety (saphety.com) es una empresa líder en soluciones de intercambio electrónico de documentos, facturación electrónica y sincronización de datos entre empresas. Actualmente, su cartera de clientes cuenta con más de 3900 empresas y más de 160 mil usuarios en 37 países. 

 

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Jalime Hemer Sierra | Communication Consultant
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Subject: Colombia, Facturación Electrónica, 2019