A Faturação Eletrónica para Fornecedores e o seu enquadramento legal

A diferença entre uma fatura eletrónica e uma fatura digital

Em termos da legislação europeia, não é suficiente enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica.  A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.

 

Uma apresentação visual da fatura (em imagem digital ou PDF, por exemplo) pode ser criada, com o objetivo de ser compreensível ao utilizador, mas é apenas um complemento à transmissão eletrónica dos dados de faturação – e não o objetivo principal.

 

O que NÃO é uma fatura eletrónica?

Os seguintes documentos não são considerados faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia (Diretiva 2014/55/EU), apesar de incluírem a emissão da fatura em formato digital:

– Faturas não-estruturadas emitidas em formatos PDF ou Word;
– Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
– Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
– OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
– Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

 

Faturas enviadas eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não sigam o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia, também estão em incumprimento segundo esta Diretiva.

 

Qual o enquadramento legal aplicável?

A Diretiva 2014/55/EU determina a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos desde 2019.

De acordo com a UE, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.

 

Em que datas a fatura eletrónica se torna obrigatória para os Fornecedores da Administração Pública (privados e públicos)?

Desde 1 de janeiro de 2020 que as Grandes empresas (com mais de 250 funcionários, mais de 50 milhões de euros de faturação e 43 milhões de euros de balanço) são obrigadas a emitir faturas eletrónicas;

De notar que até 30 de junho de 2021, para evitar a circulação das faturas em papel e reduzir os riscos da pandemia, as empresas que pretenderem emitir os seus documentos em PDF podem fazê-lo. A AT considerará essas faturas válidas no âmbito fiscal.

 

A partir de 1 de julho de 2021 as pequenas e médias empresas são obrigadas a emitir faturas eletrónicas.

 

A partir de 1 de janeiro de 2022 as microempresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes são obrigadas a emitir faturas eletrónicas.

 

Implementação da faturação eletrónica em Portugal

Em Portugal, o processo de implementação é coordenado pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (ESPAP, I.P.). Compete a esta entidade a emissão de requisitos técnicos e funcionais que suportem a implementação da fatura eletrónica, desenvolver instrumentos de apoio às entidades abrangidas e fornecer a informação para receção e processamento de faturas eletrónicas.

 

A Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro, veio regular os aspetos complementares da fatura eletrónica, com o intuito de permitir a adaptação da norma europeia à realidade do contexto da Administração Pública em Portugal.

Nesse sentido, a ESPAP, I.P., como entidade reguladora, divulgou, no dia 27 de setembro de 2019, a versão 1.1.0 da norma técnica específica para Portugal, denominada CIUS-PT, que tem como objetivo cumprir formalidades da emissão de faturas e aumentar o potencial de automatização na receção, conferência e processamento dos documentos eletrónicos.

De referir que o modelo CIUS-PT vem substituir um template “piloto” baseado no formato e regras da diretiva comunitária (Norma Técnica UBL2.1 eSPap).

 

 

 

 

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