Perguntas frequentes
FAQ dedicadas à plataforma Saphety Invoice Network, para Envio de Faturas.
Preciso de ajuda com
Registo
Que dados preciso para me registar?
Para efetuar o registo da empresa precisa do número de contribuinte da mesma, do código da certidão permanente. O registo é feito através de uma conta de e-mail que servirá posteriormente para efetuar o login na aplicação.
Será necessário a cópia do cartão de cidadão de um dos gerentes ou representantes legais da empresa, ou se for uma entidade estrangeira pode usar o Passporte como documento de identificação, ou em alternativa, deve assinar os termos e condições com a chave móvel digital de gerentes ou representantes legais da empresa.
Qualquer colaborador da empresa se pode registar?
Sim, desde que tenha a documentação e dados necessários para fazê-lo.
Existe um número limitado de utilizadores por empresa?
A solução permite ter 5 utilizadores por NIF/empresa.
No momento de registo apenas é criado 1 utilizador. Após a aprovação do registo deve solicitar a criação dos utilizadores adicionais via https://www.saphety.com/ajuda ou por email para [email protected]
Quanto tempo demora o processo de registo da minha empresa?
Após preencher todos os dados solicitados, e submeter o pedido, a nossa equipa irá validar toda a informação e, num prazo máximo de 8 horas úteis, o processo de registo estará completo.
É possível registar-me enquanto empresário em nome individual ou registar uma entidade sem fins lucrativos?
Sim, é possível o registo na plataforma.
As entidades que não têm certidão permanente (ex. associações sem fins lucrativos) devem anexar um documento em que comprove que o cartão de cidadão apresentado pertence a um dos responsáveis da empresa (ex. ata de nomeação do presidente).
No campo Código da certidão deve colocar o número de contribuinte.
É possivel registar um grupo de empresa (vários NIF)?
Não. Cada empresa deverá ser registada individualmente de acordo com os serviços pretendidos.
É possivel registar o mesmo email em diferentes empresas?
Não. Cada empresa deverá ser registada individualmente e com um email próprio.
Planos
Quais os planos disponíveis?
Planos de Fatura Eletrónica, de subscrição mensal ou anual, cujo número de documentos incluídos varia entre as 2 e as 500 faturas (mês). Adequado para o envio a clientes do setor público (obrigatório) e empresas já preparadas para receber faturas eletrónicas.
Planos de Fatura em PDF, de subscrição anual, cujo número de documentos incluídos varia entre as 500 e as 5000 faturas (ano). Indicado para o envio de faturas em PDF de acordo com a nova legislação e em que o cliente não exija ainda a faturação eletrónica.Para necessidades de maior volume, requisitos para integração de sistemas ou receção de faturas, temos ofertas complementares disponíveis.
Se estes planos não se adequam à sua empresa, contacte-nos.
O plano que escolher é válido por quantos dias?
O seu Plano de Fatura Eletrónica será válido pelo período de 1 (um) mês ou de 1 (um) ano dependendo da subscrição mensal ou anual. No caso de esgotar o número de documentos antes do término deste período, poderá cancelar a subscrição e efetuar uma nova.
O seu Plano de Fatura em PDF será válido por um ano. No caso de esgotar o número de documentos antes dos 12 (doze) meses, deverá cancelar a subscrição e efetuar uma nova.
Nota: O saldo de documentos não utilizado não transita para planos futuros.
Quais as modalidades de pagamento disponíveis?
Os métodos de pagamento disponíveis são cartão de crédito ou cartão de débito, Ref.multibanco e MB Way.
Como funciona a renovação automática?
Caso pretenda renovação automática da subscrição do plano de fatura eletrónica deverá selecionar o método de pagamento de Cartão de Crédito.
Como cancelar o serviço?
O Portal SIN um serviço em modo pré-pago, este só é renovado/faturado aquando da subscrição de um novo plano.
No caso de ser feita a subscrição usando o método de pagamento cartão de crédito, deverá assegurar o cancelamento da renovação automática (ação a realizar na plataforma). Deste modo o serviço fica suspenso, poderá ser reativo a qualquer momento, bastando, para tal, a compra de um novo plano.
Caso pretenda alterar a modalidade de pagamento da subscrição, deve aceder ao Portal SIN e cancelar a autorização do débito ao cartão de crédito.
Se pretender a inativação da conta e utilizador(es), submeta o o pedido via https://www.saphety.com/ajuda ou por email para [email protected]
Envio de documentos
Posso importar os meus dados de outro software?
Os dados passíveis de serem importados de outros softwares são os documentos de faturação (faturas). A forma como é possível passar de forma mais rápida os dados das faturas é através do ficheiro XML UBL, no formato CIUS-PT. Verifique se o seu sistema de faturação produz este ficheiro. No caso do seu sistema não produzir este ficheiro a alternativa é o preenchimento manual dos dados da fatura. De notar que o PDF da fatura é sempre necessário em qualquer um dos casos.
Posso enviar documentos a partir do meu software de faturação?
Se procura uma solução integrada no seu software de faturação, contacte o seu fornecedor, verifique a nossa rede de Parceiros, ou caso tenha capacidade de desenvolvimento Registe-se na nossa API para implementar a integração automática de forma autónoma.
Como enviar faturas de forma manual?
Para enviar a sua fatura na estrutura obrigatória basta entrar na aplicação, fazer upload do PDF da sua fatura (que extraiu do seu sistema de faturação), preencher os campos obrigatórios do formulário e enviar.
Veja como enviar faturas manualmente no vídeo.
Como é que os clientes podem receber os meus documentos?
O seu cliente irá receber os documentos por integração ou por e-mail, dependendo da opção selecionada por este. No caso do seu cliente estar integrado na rede Saphety poderá receber a documento diretamente no seu sistema de faturação.
Existe algum browser recomendado para esta solução?
Recomendamos a utilização do browser Google Chrome para uma melhor experiência de navegação.
O saldo de documentos do mês corrente transita para o mês seguinte?
Nos planos de Fatura Eletrónica, de subscrição mensal, o saldo de documentos não transita para o mês seguinte.
Nos planos de Fatura em PDF, de subscrição anual, o saldo de documentos pode ser utilizado ao longo do período de 12 (doze) meses.
Clientes
Quem são as entidades recetoras na Saphety Invoice Network?
As entidades recetoras pertencem ao setor público e privado português e poderá aceder à Lista de recetores Saphety Invoice Network.
Posso enviar faturas a todos os meus clientes?
Sim, pode enviar faturas a todos os seus clientes, desde que, para os clientes não integrados, tenha o respetivo email de destino validado e aceite pelo cliente.
No portal SIN existem duas formas de comunicar os seus documentos:
- Se o recetor da fatura dor uma entidade publica ou uma entidade privada com um processo de integração definido, deve de enviar em formato de dados. O plano que deve de subscrever é o de Fatura Eletrónica
- Se o recetor for um cliente sem processo de integração de dados, envia os seus documentos em formato PDF com recurso a uma assinatura Eletrónica Qualificada. O plano a subscrever é o de PDF.
Posso ter os dois planos subscritos/ativos e diferentes em simultâneo?
Sim é perfeitamente possível, os planos são consumidos da sua conta, em função do formato que envia para cada um dos seus clientes.
Que dados de cliente necessito para enviar as minhas faturas?
Os dados obrigatórios incluem o NIF, Morada e o Email. Para mais detalhes por favor consulte o formulário de envio de documentos, em Nova Fatura.
O que significa a ligação a uma outra rede?
Alguns dos recetores de faturas encontram-se acessíveis através de uma rede distinta da Saphety. Ver lista de recetores aqui(*).
Contudo, através de acordos de interoperabilidade, a Saphety garante a entrega das faturas a estes clientes de forma totalmente integrada e automática, cumprindo com os requisitos legais ou de negócio em vigor.
As entidades assinaladas com (*) já se encontram disponíveis para receber faturas, mas requerem previamente um pedido de ligação à rede a que pertencem.
Quais os passos necessários para ativar a ligação a outras redes?
Ao fazer login na plataforma Invoice Network da Saphety encontrará no menu lateral a opção “Redes”. Ao aceder a esta área terá a lista de “Redes” disponíveis para estabelecer ligação, em função dos clientes recetores a quem pretende enviar as suas faturas, cujo detalhe poderá ser consultado ao clicar numa determinada rede. Para ativar uma das redes disponíveis deverá “Solicitar ligação à rede”. O seu pedido de ligação ficará sujeito a aprovação, configuração e ativação por parte da rede. Assim que a ativação estiver configurada e aprovada, o estado da ligação será atualizado para “Ligado à rede”, sendo que pode inciar o envio de fatura eletrónica para estas entidades de forma integrada. Nota: alguns pedidos de ligação a redes podem exigir a aceitação de “Termos e Condições” especificos, assim como ao pagamento de um plano de interoperabilidade.
O que é a eSPap?
A eSPap que é a entidade dos serviços partilhados da administração publica que gere o processo de obrigatoriedade de envio da fatura eletrónica para entidades públicas. Na rede eSPap encontra mais de 1.800 entidades públicas portuguesas.
Para enviar faturas às entidades da rede eSPap, é necessário cumprir o processo de onboarding definido pela rede. A Saphety presta este serviço gratuitamente, fazendo o onboarding por si através da plataforma.
Visualize o vídeo de pedido de ligação
Como posso enviar faturas para as entidades pertencentes à rede eSPap (FE-AP)?
Para o envio de faturas a entidades pertencentes à rede eSPap terá primeiro de estabelecer a ligação com esta rede.
A Saphety trata do seu pedido de ligação Sem Custos adicionais.
Ao fazer login na plataforma Invoice Network encontrará no menu lateral a opção “Redes”. Ao aceder a esta área terá a lista de “Redes” disponíveis para estabelecer ligação onde se encontra disponível a rede eSPap. Para ativar a ligação deverá “Solicitar ligação à rede”. O seu pedido de ligação ficará sujeito a aprovação, configuração e ativação por parte da eSPap. Assim que a ativação estiver configurada e aprovada, o estado da ligação será atualizado para “Ligado à rede”, sendo que pode inciar o envio de fatura eletrónica para estas entidades de forma integrada.
Assista ao vídeo que explica como ligar-se à rede de recetores eSPap.