Faturação Eletrónica

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Perguntas frequentes

FAQ dedicadas à plataforma Saphety Invoice Network, para Envio de Faturas.

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Registo

Processo de registo e dados para abertura de conta

Planos

Visualização dos planos e preços disponíveis e modelos de assinatura

Envio de documentos

Requisitos e meios de envio de documentos

Clientes

Entidades recetoras na rede Saphety e meios de comunicação disponíveis

Registo

  • Que dados preciso para me registar?

    Para efetuar o registo da empresa precisa do número de contribuinte da mesma, do código da certidão permanente e da cópia do cartão de cidadão de um dos gerentes ou representantes legais da empresa, ou se for uma entidade estrangeira pode usar o Passporte como documento de identificação. O registo é feito através de uma conta de e-mail que servirá posteriormente para efetuar o login na aplicação.

  • Qualquer colaborador da empresa se pode registar?

    Sim, desde que tenha a documentação e dados necessários para fazê-lo.

  • Existe um número limitado de utilizadores por empresa?

    A solução permite ter 5 utilizadores por NIF/empresa.

    No momento de registo apenas é criado 1 utilizador. Após a aprovação do registo deve solicitar a criação dos utilizadores adicionais via https://www.saphety.com/ajuda ou por email para faturaeletronica@saphety.com

  • Quanto tempo demora o processo de registo da minha empresa?

    Após preencher todos os dados solicitados, e submeter o pedido, a nossa equipa irá validar toda a informação e, num prazo máximo de 8 horas úteis, o processo de registo estará completo.

  • É possível registar-me enquanto empresário em nome individual ou registar uma entidade sem fins lucrativos?

    Sim, é possível o registo na plataforma.

    As entidades que não têm certidão permanente (ex. associações sem fins lucrativos) devem anexar um documento em que comprove que o cartão de cidadão apresentado pertence a um dos responsáveis da empresa (ex. ata de nomeação do presidente).

    No campo Código da certidão deve colocar o número de contribuinte.

  • É possivel registar um grupo de empresa (vários NIF)?

    Não. Cada empresa deverá ser registada individualmente de acordo com os serviços pretendidos.

  • É possivel registar o mesmo email em diferentes empresas?

    Não. Cada empresa deverá ser registada individualmente e com um email próprio.

Planos

  • Quais os planos disponíveis?

    Planos de Fatura Eletrónica, de subscrição mensal, cujo número de documentos incluídos varia entre as 2 e as 500 faturas (mês). Adequado para o envio a clientes do setor público (obrigatório) e empresas já preparadas para receber faturas eletrónicas.
    Planos de Fatura em PDF, de subscrição anual, cujo número de documentos incluídos varia entre as 500 e as 5000 faturas (ano). Indicado para o envio de faturas em PDF de acordo com a nova legislação e em que o cliente não exija ainda a faturação eletrónica.

    Para necessidades de maior volume, requisitos para integração de sistemas ou receção de faturas, temos ofertas complementares disponíveis.

    Se estes planos não se adequam à sua empresa, contacte-nos.

  • O plano que escolher é válido por quantos dias?

    O seu Plano de Fatura Eletrónica será válido pelo período de 1 (um) mês. No caso de esgotar o número de documentos antes do término deste período, poderá cancelar a subscrição e efetuar uma nova.

    O seu Plano de Fatura em PDF será válido por um ano. No caso de esgotar o número de documentos antes dos 12 (doze) meses, deverá cancelar a subscrição e efetuar uma nova.

    Nota: O saldo de documentos não utilizado não transita para planos futuros.

  • Quais as modalidades de pagamento disponíveis?

    Os métodos de pagamento disponíveis são cartão de crédito ou cartão de débito, multibanco e MB Way.

  • Como funciona a renovação automática?

    Caso pretenda renovação automática da subscrição mensal do plano de fatura eletrónica deverá selecionar o método de pagamento de Cartão de Crédito.

  • Como cancelar o serviço?

    O Portal SIN um serviço em modo pré-pago, este só é renovado/faturado aquando da subscrição de um novo plano.

    No caso de ser feita a subscrição usando o método de pagamento cartão de crédito, deverá assegurar o cancelamento da renovação automática (ação a realizar na plataforma). Deste modo o serviço fica suspenso, poderá ser reativo a qualquer momento, bastando, para tal, a compra de um novo plano.

    Caso pretenda alterar a modalidade de pagamento da subscrição, deve aceder ao Portal SIN e cancelar a autorização do débito ao cartão de crédito.

    Se pretender a inativação da conta e utilizador(es), submeta o o pedido via https://www.saphety.com/ajuda ou por email para faturaeletronica@saphety.com

Envio de documentos

  • Posso importar os meus dados de outro software?

    Os dados passíveis de serem importados de outros softwares são os documentos de faturação (faturas). A forma como é possível passar de forma mais rápida os dados das faturas é através do ficheiro XML UBL, no formato CIUS-PT. Verifique se o seu sistema de faturação produz este ficheiro. No caso do seu sistema não produzir este ficheiro a alternativa é o preenchimento manual dos dados da fatura. De notar que o PDF da fatura é sempre necessário em qualquer um dos casos.

  • Posso enviar documentos a partir do meu software de faturação?

    Se procura uma solução integrada no seu software de faturação, contacte o seu fornecedor, verifique a nossa rede de Parceiros, ou caso tenha capacidade de desenvolvimento Registe-se na nossa API  para implementar a integração automática de forma autónoma.

  • Como enviar faturas de forma manual?

    Para enviar a sua fatura na estrutura obrigatória basta entrar na aplicação, fazer upload do PDF da sua fatura (que extraiu do seu sistema de faturação), preencher os campos obrigatórios do formulário e enviar.

    Veja como enviar faturas manualmente no vídeo.

  • Como é que os clientes podem receber os meus documentos?

    O seu cliente irá receber os documentos por integração ou por e-mail, dependendo da opção selecionada por este. No caso do seu cliente estar integrado na rede Saphety poderá receber a documento diretamente no seu sistema de faturação.

  • Existe algum browser recomendado para esta solução?

    Recomendamos a utilização do browser Google Chrome para uma melhor experiência de navegação.

  • O saldo de documentos do mês corrente transita para o mês seguinte?

    Nos planos de Fatura Eletrónica, de subscrição mensal, o saldo de documentos não transita para o mês seguinte.
    Nos planos de Fatura em PDF, de subscrição anual, o saldo de documentos pode ser utilizado ao longo do período de 12 (doze) meses.

Clientes

  • Quem são as entidades recetoras na Saphety Invoice Network?

    As entidades recetoras pertencem ao setor público e privado português e poderá aceder à Lista de recetores Saphety Invoice Network.

  • Posso enviar faturas a todos os meus clientes?

    Sim, pode enviar faturas a todos os seus clientes, desde que, para os clientes não integrados, tenha o respetivo email de destino validado e aceite pelo cliente.

    No portal SIN existem duas formas de comunicar os seus documentos:

    1. Se o recetor da fatura dor uma entidade publica ou uma entidade privada com um processo de integração definido, deve de enviar em formato de dados. O plano que deve de subscrever é o de Fatura Eletrónica
    2. Se o recetor for um cliente sem processo de integração de dados, envia os seus documentos em formato PDF com recurso a uma assinatura Eletrónica Qualificada. O plano a subscrever é o de PDF.
  • Posso ter os dois planos subscritos/ativos e diferentes em simultâneo?

    Sim é perfeitamente possível, os planos são consumidos da sua conta, em função do formato que envia para cada um dos seus clientes.

  • Que dados de cliente necessito para enviar as minhas faturas?

    Os dados obrigatórios incluem o NIF, Morada e o Email. Para mais detalhes por favor consulte o formulário de envio de documentos, em Nova Fatura.

  • O que significa a ligação a uma outra rede?

    Alguns dos recetores de faturas encontram-se acessíveis através de uma rede distinta da Saphety. Ver lista de recetores aqui(*).

    Contudo, através de acordos de interoperabilidade, a Saphety garante a entrega das faturas a estes clientes de forma totalmente integrada e automática, cumprindo com os requisitos legais ou de negócio em vigor.

    As entidades assinaladas com (*) já se encontram disponíveis para receber faturas, mas requerem previamente um pedido de ligação à rede a que pertencem.

  • Quais os passos necessários para ativar a ligação a outras redes?

    Ao fazer login na plataforma Invoice Network da Saphety encontrará no menu lateral a opção “Redes”. Ao aceder a esta área terá a lista de “Redes” disponíveis para estabelecer ligação, em função dos clientes recetores a quem pretende enviar as suas faturas, cujo detalhe poderá ser consultado ao clicar numa determinada rede. Para ativar uma das redes disponíveis deverá “Solicitar ligação à rede”. O seu pedido de ligação ficará sujeito a aprovação, configuração e ativação por parte da rede. Assim que a ativação estiver configurada e aprovada, o estado da ligação será atualizado para “Ligado à rede”, sendo que pode inciar o envio de fatura eletrónica para estas entidades de forma integrada. Nota: alguns pedidos de ligação a redes podem exigir a aceitação de “Termos e Condições” especificos, assim como ao pagamento de um plano de interoperabilidade.

  • O que é a eSPap?

    A eSPap que é a entidade dos serviços partilhados da administração publica que gere o processo de obrigatoriedade de envio da fatura eletrónica para entidades públicas. Na rede eSPap encontra mais de 1.800 entidades públicas portuguesas.

    Para enviar faturas às entidades da rede eSPap, é necessário cumprir o processo de onboarding definido pela rede. A Saphety presta este serviço gratuitamente, fazendo o onboarding por si através da plataforma.

    Visualize o vídeo de pedido de ligação

  • Como posso enviar faturas para as entidades pertencentes à rede eSPap (FE-AP)?

    Para o envio de faturas a entidades pertencentes à rede eSPap terá primeiro de estabelecer a ligação com esta rede.

    A Saphety trata do seu pedido de ligação Sem Custos adicionais.

    Ao fazer login na plataforma Invoice Network encontrará no menu lateral a opção “Redes”. Ao aceder a esta área terá a lista de “Redes” disponíveis para estabelecer ligação onde se encontra disponível a rede eSPap. Para ativar a ligação deverá “Solicitar ligação à rede”. O seu pedido de ligação ficará sujeito a aprovação, configuração e ativação por parte da eSPap. Assim que a ativação estiver configurada e aprovada, o estado da ligação será atualizado para “Ligado à rede”, sendo que pode inciar o envio de fatura eletrónica para estas entidades de forma integrada.

    Assista ao vídeo que explica como ligar-se à rede de recetores eSPap.

     

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