Perguntas frequentes
FAQ dedicadas à plataforma Saphety Invoice Network, para Envio de Faturas.
Preciso de ajuda com
Registo
Que dados preciso para me registar?
Para efetuar o registo da empresa precisa do número de contribuinte da mesma, do código da certidão permanente e da cópia do cartão de cidadão de um dos gerentes ou representantes legais da empresa. O registo é feito através de uma conta de e-mail que servirá posteriormente para efetuar o login na aplicação.
Qualquer colaborador da empresa se pode registar?
Sim, desde que tenha a documentação e dados necessários para fazê-lo.
Existe um número limitado de utilizadores por empresa?
Actualmente a solução permite ter um utilizador por NIF. Em breve será disponibilizada uma nova versão com possibilidade de adicionar utilizadores de forma ilimitada.
Quanto tempo demora o processo de registo da minha empresa?
Após preencher todos os dados solicitados, a nossa equipa irá validar toda a informação e, num prazo máximo de 8 horas úteis, o processo de registo estará completo.
É possível registar-me enquanto empresário em nome individual?
Sim, é possível o registo na plataforma enquanto empresário em nome individual, para o envio de faturas ou recibos verdes eletrónicos a clientes.
Planos
Quais os planos disponíveis?
Planos de Fatura Eletrónica, de subscrição mensal, cujo número de documentos incluídos varia entre as 5 e as 500 faturas (mês). Adequado para o envio a clientes do setor público (obrigatório) e empresas já preparadas para receber faturas eletrónicas.
Planos de Fatura em PDF, de subscrição anual, cujo número de documentos incluídos varia entre as 500 e as 5000 faturas (ano). Indicado para o envio de faturas em PDF de acordo com a nova legislação e em que o cliente não exija ainda a faturação eletrónica.O plano que escolher é válido por quantos dias?
O seu Plano de Fatura Eletrónica será válido por 30 dias seguidos. No caso de esgotar o número de documentos antes dos 30 dias, deverá cancelar a subscrição e efetuar uma nova.
O seu Plano de Fatura em PDF será válido por um ano. No caso de esgotar o número de documentos antes dos 365 dias, deverá cancelar a subscrição e efetuar uma nova.
Quais as modalidades de pagamento disponíveis?
Os métodos de pagamento disponíveis são cartão de crédito ou cartão de débito, multibanco e MB Way.
Envio de documentos
Posso importar os meus dados de outro software?
Os dados passíveis de serem importados de outros softwares são os documentos de faturação (faturas). A forma como é possível passar de forma mais rápida os dados das faturas é através do ficheiro XML UBL, no formato CIUS-PT. Verifique se o seu sistema de faturação produz este ficheiro. No caso do seu sistema não produzir este ficheiro a alternativa é o preenchimento manual dos dados da fatura. De notar que o PDF da fatura é sempre necessário em qualquer um dos casos.
Como enviar faturas de forma manual?
Para enviar a sua fatura na estrutura obrigatória basta entrar na aplicação, fazer upload do PDF da sua fatura (que extraiu do seu sistema de faturação), preencher os campos obrigatórios do formulário e enviar.
Como é que os clientes podem receber os meus documentos?
O seu cliente irá receber os documentos por integração ou por e-mail, dependendo da opção selecionada por este. No caso do seu cliente estar integrado na rede Saphety poderá receber a documento diretamente no seu sistema de faturação.
Existe algum browser recomendado para esta solução?
Recomendamos a utilização do browser Google Chrome para uma melhor experiência de navegação.
O saldo de documentos do mês corrente transita para o mês seguinte?
Nos planos de Fatura Eletrónica, de subscrição mensal, o saldo de documentos não transita para o mês seguinte.
Nos planos de Fatura em PDF, de subscrição anual, o saldo de documentos pode ser utilizado ao longo do período de 12 (doze) meses.
Clientes
Quem são as entidades recetoras na Saphety Invoice Network?
As entidades recetoras pertencem ao setor público e privado português e poderá aceder à lista de alguns dos nossos clientes.
Posso enviar faturas a todos os meus clientes?
Sim, pode enviar faturas a todos os seus clientes, desde que, para os clientes não integrados, tenha o respetivo email de destino validado e aceite pelo cliente.
Que dados de cliente necessito para enviar as minhas faturas?
Os dados obrigatórios incluem o NIF, Morada e o Email. Para mais detalhes por favor consulte o formulário de envio de documentos, em Nova Fatura.
O que significa a ligação a uma outra rede?
Alguns dos recetores de faturas encontram-se acessíveis através de uma rede distinta da Saphety. Contudo, através de acordos de interoperabilidade, a Saphety garante a entrega das faturas a estes clientes de forma totalmente integrada e automática, cumprindo com os requisitos legais ou de negócio em vigor. Para que os mecanismos de interoperabilidade estejam disponíveis, é necessária a subscrição de um plano específico por cada uma das redes necessárias ativar.
Quais os passos necessários para ativar a ligação a outras redes?
Ao fazer login na plataforma Invoice Network da Saphety encontrará no menu lateral a opção “Redes”. Ao aceder a esta área terá a lista de “Redes” disponíveis para estabelecer ligação, em função dos clientes recetores a quem pretende enviar as suas faturas, cujo detalhe poderá ser consultado ao clicar numa determinada rede. Para ativar uma das redes disponíveis deverá “Solicitar ligação à rede”. O seu pedido de ligação ficará sujeito a aprovação, configuração e ativação por parte da rede. Assim que a ativação estiver configurada e aprovada, o estado da ligação será atualizado para “Ligado à rede”, sendo que pode inciar o envio de fatura eletrónica para estas entidades de forma integrada. Nota: alguns pedidos de ligação a redes podem exigir a aceitação de “Termos e Condições” especificos, assim como ao pagamento de um plano de interoperabilidade.
Como posso enviar faturas para as entidades pertencentes à rede eSPap (FE-AP)?
Para o envio de faturas a entidades pertencentes à rede eSPap terá primeiro de estabelecer a ligação com esta rede. Ao fazer login na plataforma Invoice Network encontrará no menu lateral a opção “Redes”. Ao aceder a esta área terá a lista de “Redes” disponíveis para estabelecer ligação onde se encontra disponível a rede eSPap. Para ativar a ligação deverá “Solicitar ligação à rede”. O seu pedido de ligação ficará sujeito a aprovação, configuração e ativação por parte da eSPap. Assim que a ativação estiver configurada e aprovada, o estado da ligação será atualizado para “Ligado à rede”, sendo que pode inciar o envio de fatura eletrónica para estas entidades de forma integrada. Assista ao vídeo que explica como ligar-se à rede de recetores eSPap.