Faturas em PDF e a Assinatura Eletrónica Qualificada

A partir de 1 de janeiro de 2021, todas as faturas em XML e PDF enviadas por via eletrónica têm de passar a ser assinadas com um novo tipo de certificado para serem consideradas legais.

 

Qual o enquadramento legal relativo à assinatura de faturas?

Esta medida, inserida no Decreto-Lei n.º 28/2019, que integra todas as regras sobre o processamento de faturas e outros documentos fiscalmente importantes, dá seguimento ao incetivo da emissão de faturas sem papel – medida do Simplex que promove a desmaterialização de documentos, e que se traduz na dispensa da impressão da fatura e do seu envio em formato eletrónico. Para este efeito, os documentos em formato eletrónico devem ser assinados de forma qualificada, através de um selo eletrónico ou assinatura digital.

 

O que é uma fatura eletrónica?

Para efeitos legais, uma fatura eletrónica é um documento emitido por um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária (AT), em formato eletrónico, em que é apostada uma assinatura digital. Pode existir em formato PDF ou XML. O formato XML é um formato que tem como objetivo a emissão e receção automatizadas num circuito de faturação eletrónica. Um dos exemplos atualmente mais conhecidos e preconizado, é a norma CIUS-PT, que define a estrutura para a faturação à Administração Pública. O CIUS-PT consiste num modelo de dados semânticos proposto para a Norma Portuguesa – incluindo a lista de sintaxes a que deve respeitar a fatura eletrónica, no cumprimento da Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho de 2017.

 

A assinatura digital é sempre necessária?

A assinatura digital é a única forma de conferir ao documento os requisitos que a lei exige no que respeita à autenticidade do emissor e à integridade do documento, entre outros. Atualmente, a única exceção acontece quando o documento é enviado e recebido num canal de faturação eletrónica que cliente e fornecedor acordaram previamente, e apenas quando esse mesmo acordo esteja sob a norma do Acordo Tipo EDI Europeu. Estas são portanto as formas que garantem os requisitos necessários para tornar uma fatura eletrónica fiscalmente válida, no âmbito da diretiva IVA, nomeadamente de acordo com os requisitos impostos pelo CIVA.

 

O que é uma assinatura eletrónica qualificada?

Através de um certificado digital qualificado, que só pode ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é gerada uma assinatura, que identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento. Este tipo de mecanismo, aposto no documento, garante o seu valor probatório, tornando-o legal, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados nele contidos.

 

A Saphety pode assinar pelos seus clientes?

A Saphety assinará eletronicamente as faturas emitidas pelos seus clientes de acordo com a legislação em vigor sempre que estes autorizem e delegem na Saphety a responsabilidade pela assinatura, através da aceitação das condições gerais dos serviços prestados pela Saphety, efetuada no momento da adjudicação os subscrição dos mesmos.

 

A referida assinatura será efetuada com recurso a um certificado digital qualificado, assegurando o cumprimento de todos os requisitos legais, sejam os estatuídos no Código do IVA sejam os do Decreto-Lei n.º 28/2019 de 19 de fevereiro. Adicionalmente, as condições gerais dos serviços prestados pela Saphety, pressupõem a aceitação do acordo-tipo EDI europeu, que por sua vez especifica os termos e condições a respeitar pelas partes que realizam transações através da utilização da transferência eletrónica de dados (EDI), no âmbito dos serviços prestados pela Saphety.

 

Assinaturas ou selos qualificados nas faturas em PDF?

A norma transitória do número 10 do artigo 40 do Decreto 28/2019 indica que a assinatura para estes efeitos deve passar a ser uma assinatura qualificada a partir de janeiro de 2021. A assinatura qualificada ou selo qualificado, equivalentes para os efeitos desejados, são produzidos por um certificado qualificado que é instalado em servidores HSM seguros, na cloud da infraestrutura de entidades certificadoras autorizadas para o efeito. Um selo qualificado identifica uma organização, ao passo que uma assinatura qualificada identifica uma pessoa numa determinada qualidade da organização.

 

 

 

 

Ainda tem dúvidas sobre as faturas em pdf ou sobre a implementação do processo de Faturação Eletrónica na sua empresa/entidade? Fale com a equipa de especialistas em Faturação Eletrónica da Saphety hoje mesmo.