5 formas como a proposta Europeia ViDA irá impactar a sua empresa
Anna Nordén, da Sovos, explica de que forma as empresas que operam na UE se devem começar a preparar para as grandes mudanças que se prevêem necessárias nos seus sistemas operacionais, como resultado da iniciativa da Comissão Europeia ViDA, “VAT in the Digital Age”, ou “IVA na Era Digital”.
Desde o anúncio do ViDA que as empresas na Europa e Reino Unido têm procurado entender como serão afetadas pelas propostas da Comissão Europeia. Apresentadas em dezembro do ano passado, estas medidas foram concebidas para regular e restringir a digitalização fiscal em toda a UE e criar um sistema mais compatível com o mundo cada vez mais digital de hoje.
Para a Comissão Europeia, o objetivo central é construir uma estrutura mais resistente a fraudes e não conformidades através de uma abordagem digital mais unificada. Em 2020, a comissão reportou uma perda de 93 mil milhões de euros no conjunto dos estados membros, respeitantes à diferença nos impostos obtidos sobre o valor acrescentado.
Para as empresas, estes requisitos exigirão uma revisão dos atuais processos internos e uma carga administrativa inicial considerável para garantir que permanecem em conformidade.
O que o ViDA propõe?
As propostas podem ser divididas em três pilares essenciais:
O primeiro centra-se no reporting digital, com o objetivo de introduzir o reporting em tempo real ou controlos de transações contínuas, CTCs, conjugados com a faturação eletrónica. Estas mudanças já são esperadas em 2024, mas a principal legislação de relatórios periódicos business-to-business (B2B) intracomunitários deverá entrar em vigor em 2028.
O segundo pilar foca-se no tratamento do IVA da economia de plataformas online. O objetivo declarado da comissão é garantir que, a partir de 2025, as empresas online estejam sujeitas ao mesmo regulamento de IVA que as restantes empresas.
O terceiro pilar, que também entrará em vigor a partir de janeiro de 2025, visa eliminar ainda mais a necessidade de múltiplas zonas de registo de IVA para empresas com operações transfronteiriças. O ViDA irá alargar o âmbito da zona única de registo do IVA ou balcão único e tornar a autoliquidação obrigatória para fornecedores não residentes, de forma a que as empresas que operam em vários estados da UE não precisem de se registar em vários países.
De que forma é que estas mudanças irão afetar a sua empresa?
Faturação mais rigorosa
A introdução de relatórios digitais obrigatórios de transações transfronteiriças na UE, juntamente com a fatura eletrónica obrigatória, serão algumas das maiores mudanças. Pode-se esperar que as leis com base nos mesmos requisitos sejam acrescentados pelos estados membros, ainda antes de 2028.
A faturação e os processos com ela relacionados terão que se adaptar, incluindo quaisquer processos de contas a pagar e contas a receber e o sistema de gestão que os suporta. As organizações precisarão de rever todos os aspectos dos seus negócios para garantir que estejam prontas e em conformidade.
Embora a UE tenha anunciado um período de carência para a adatação a estas mudanças no sentido de garantir a conformidade, temos também assistido, tal como aconteceu com outras leis relacionadas com os CTCs, a que este durante estes períodos os governos não facilitem na forma como as empresas integram os ajustes necessários.
As empresas deverão estar totalmente em conformidade quando a obrigatoriedade entrar em vigor, pois a digitalização de todas as faturas provavelmente irá alterar a forma como a própria conformidade é posta em prática. À medida que as autoridades fiscais obtenham um maior conhecimento sobre as transações e outros dados financeiros e económicos, seguir-se-á provavelmente uma abordagem mais binária, em que uma fatura que não esteja de acordo com as especificações técnicas e processuais, será simplesmente considerada inválida.
Novos Requisitos
Inevitavelmente, com a digitalização surgem novos requisitos tecnológicos. Os processos de submissão de relatórios periódicos e a garantia de que estes estão de acordo com protocolos específicos irão certamente exigir atenção, mas as empresas também também terão de analisar de que forma as leis do CTC irão afetar os seus processos e dados reportados.
Muitas empresas terão vários sistemas de gestão e de processos de contas a pagar que dizem respeito a áreas de negócios e parceiros comerciais distintos. Atualmente sabemos que muitos desses sistemas dependem na grande maioria ainda de dados provenientes de faturas em papel ou em PDF. A nova regulamentação para a faturação irá transformar estes processos, que irão precisar de tecnologia compatível com o ViDA, bem como com um número crescente de requisitos de faturação eletrónica entre empresas e setor público (B2G).
O ViDA também vai afetar as parcerias tecnológicas das organizações. Os líderes de empresas não podem assumir que os seus fornecedores de tecnologia estão necessariamente preparados para trabalhar de acordo com os novos padrões propostos pelo ViDA. As empresas que atualmente usam sistemas como o EDI e softwares de automação de contas a pagar ou contas a receber através de serviços SaaS terão que reavaliar todo este ecosistema.
As empresas irão precisar de contactar diretamente com os seus fornecedores e avaliar se estes estão cientes dos desenvolvimentos e de que forma as suas soluções estão preparadas para lidar com as mudanças associadas ao lançamento de um novo regime de CTC.
Transações transfronteiriças dentro da UE
Com o registo único do IVA, a boa notícia é que o ViDA irá simplificar as transações transfronteiriças para as empresas europeias. As operações transfronteiriças vão ficar sujeitas a um novo regime de reporting em tempo real, substituindo o mapa recapitulativo existente. Por esse motivo, os custos e complexidades administrativas que as empresas enfrentam provavelmente serão reduzidos, pois só terão que reportar a sua operação no estado membro onde estão estabelecidas.
Empresas exportadoras fora da UE
Embora o Reino Unido não seja um estado membro da UE, o ViDA terá ainda assim um impacto significativo neste mercado. As empresas fora da UE terão de cumprir os regimes de relatórios digitais transfronteiriços, com custos administrativos adicionais. No entanto, poderão beneficiar do alargamento da zona única de registo do IVA (o balcão único e a extensão proposta da autoliquidação), o que significa que o número de países onde uma empresa exportadora terá de estar registada será reduzido, com menor risco de não conformidade.
Visão de Futuro
Embora a carga administrativa possa parecer preocupante, é inegável que existem vários pontos positivos que as empresas podem retirar de toda esta mudança.
As novas reformas não irão apenas capacitar as autoridades tributárias com mais informações sobre os negócios e economia, mas também as próprias empresas terão acesso a dados e informação de gestão valiosa relacionados com as suas próprias operações. As empresas deverão portanto evitar protelar as mudanças necessárias e garantir atempadamente que estão totalmente preparadas.
Texto transcrito do original: https://news.bloombergtax.com/tax-insights-and-commentary/five-ways-the-eus-vida-proposals-will-impact-your-business
