6 dificuldades frequentes no cumprimento do IVA
A convergência dos regimes tradicionais de Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) e de conformidade transacional está a criar novas obrigações e responsabilidades para as empresas que fazem negócios em todo o mundo. Quando se trata de IVA, a conformidade é muito mais do que apenas apresentar relatórios.
Eis seis dificuldades que deve ter em conta:
1. Tomar a decisão errada sobre o IVA desde o início
As empresas com cadeias de abastecimento multijurisdicionais devem garantir que as suas decisões de determinação do IVA são sempre precisas. Gerir o processo de validação com um software de determinação do IVA que verifica a validade antes do corte das faturas pode poupar tempo e melhorar a precisão dos dados desde o início.
É também uma boa prática completar as verificações do ID de IVA do comprador neste ponto do processo para evitar surpresas desagradáveis mais tarde. A verificação manual pode consumir muitos recursos, pelo que utilizar uma solução que possa automatizar isto pode poupar tempo e complicações.
2. Não ter fatura legalmente válida
Para serem consideradas legais para efeitos de IVA, as faturas têm de cumprir um conjunto específico de requisitos que variam consoante a jurisdição. Sem faturas legalmente válidas, poderá deparar-se com uma série de problemas quando chegar a altura de reclamar o IVA pago a montante. Se aceitou uma fatura que não preenche as caixas que a tornam legal para efeitos de IVA, arrisca ser verificado/inspecionado pelas autoridades fiscais.
Além de possíveis penalizações, o atraso na revisão de anomalias pode ter impacto no seu cash flow e causar danos à reputação. Mesmo no mundo do papel, a dedução do IVA não é permitida para faturas mal formatadas.
3. Prazos de relatórios ultrapassados
Com as obrigações de IVA sempre a crescer e a adaptar-se, a pressão sobre as equipas fiscais internas é maior do que nunca. Cada governo tem a sua própria abordagem em relação às penalizações para envios tardios ou pagamentos em atraso. Já não se pode confiar nos processos manuais para atender às exigências das autoridades no prazo e com precisão.
É possível agilizar o processo de criação de relatórios utilizando software, serviços de outsourcing ou uma abordagem híbrida; o que é melhor para o seu negócio depende da forma como a sua equipa fiscal está organizada.
4. Erro manual
Com novos requisitos a surgirem em grande quantidade e rapidamente, as equipas estão a trabalhar mais e mais rapidamente. Como resultado, as oportunidades de erro manual tornam-se maiores.
O processamento manual das faturas de IVA pode ser extremamente demorado e deixa espaço para supervisão e erro humano. Mesmo os erros individuais podem levar a problemas maiores no futuro, o que atrai a atenção das autoridades e causa impacto na capacidade de fazer negócios.
5. Desafios com a extração e mapeamento de dados
Extrair os dados corretos dos módulos apropriados do sistema e, em seguida, processá-los e mapeá-los para que possam ser resumidos é uma tarefa complicada e detalhada. Para complicar ainda mais a situação, cada jurisdição tem os seus próprios requisitos de comunicação exclusivos que deve cumprir. Automatizar estes processos pode melhorar a precisão e a sua capacidade de conformidade.
6. Não rever os dados antes do envio
A preparação de declarações de IVA, listas de vendas da CE (Comissão Europeia), declarações Intrastat e outros relatórios específicos de cada país para envio regular pode ser exigente. Acrescente-se a necessidade de preparar um relatório SAF-T (Standard Audit File for Taxes) e a complexidade intensifica-se. Os requisitos do SAF-T variam consoante o país, incluindo, no mínimo, dados transacionais (sobre vendas e compras) e dados contabilísticos, mas muitas vezes também necessitam de informações sobre ativos e inventário.
A combinação de dados detalhados de diferentes sistemas de origem com um formato de envio exato significa que o relatório não pode ser facilmente examinado para verificar possíveis erros. As Autoridades Fiscais utilizam um software para analisar os registos SAF-T que recebem e decidir onde vão fazer o seguimento com auditorias adicionais. Para salvaguardar a qualidade do envio e evitar uma chamada da autoridade fiscal, é essencial que os dados sejam minuciosamente analisados antes de serem submetidos – o ideal é utilizar ferramentas do mesmo calibre que cada Autoridade Tributária está a utilizar.
Nunca foi tão importante procurar o aconselhamento certo sobre o IVA.
Admitir que precisa de ajuda pode ser um passo assustador, mas crucial, e o medo do não cumprimento deve ser uma preocupação maior.
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