A automatização de processos de faturação e a otimização da relação com fornecedores e clientes

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As Saphety Talks fazem parte de um ciclo de webinares, dedicados à faturação eletrónica e realizados em parceria com a IDC, com o objetivo de promover a partilha de experiências no âmbito da transformação digital nas empresas e o papel desempenhado pela faturação eletrónica. Conta, para isso, com a presença de personalidades de referência em diversas atividades económicas.

 

Nesta edição, dedicada à Indústria e Serviços, estiveram presentes 4 personalidades, entre elas Ricardo Andrade, Diretor Controlo de Gestão, Faturação e Cobranças do grupo Luís Simões, um operador logístico de referência e líder no mercado ibérico de fluxos rodoviários.

 

Quando inquirido acerca do principal motivo que levou a Luís Simões a adotar a faturação eletrónica e desde quando o faziam, Ricardo Andrade respondeu que este era já um longo caminho que tinha tido início em 2009, com o começo da faturação automática a fornecedores (feita em formato eletrónico) e que, desde aí, continuaram a apostar neste formato, por se verificar ser um processo com inúmeras vantagens.

 

No que toca ao tema do papel da faturação eletrónica na transformação eletrónica do grupo Luís Simões, Ricardo Andrade afirmou ser um dos vetores e que o Grupo está empenhado em automatizar todas as tarefas que sejam possíveis de serem transformadas em formato eletrónico, colocando as pessoas focadas em tarefas de valor acrescentado.

 

Além disso, a faturação eletrónica contribui também para tornar o Grupo mais agil e contribuiu para a melhoria de processos em etapas importantes do Grupo.
Ricardo Andrade acrescenta que é obrigatório agilizar todo o processo, contando, para isso, com diversos projetos no âmbito da transformação digital: procurar trazer todos os clientes para a faturação eletrónica (sendo que, atualmente, na faturação automática, cerca de 80% já funcionam em faturação eletrónica) e automatizar o registo de faturas de fornecedores pela transformação dos dados da fatura em dados que são automaticamente comparados com os pedidos de compra e integrados no sistema contabilístico sem intervenção humana.

 

Para além dos projetos mencionados, o grupo pretende ainda oferecer a possibilidade de fazer upload de toda a documentação relacionada com o transporte de mercadorias no portal LS, eliminando a necessidade de circulação de papel durante o fluxo rodoviário.

 

No que toca à mudança na lei, que obriga a faturação eletrónica na contratação pública, o entrevistado afirmou que, apesar de não possuírem contratos com públicos, a mudança da lei é essencial para tornar o tema visível e para facilitar o caminho da transformação digital, impulsionando o setor privado a aderir também à faturação eletrónica.

 

Ricardo Andrade mencionou, também, que o contexto atual de pandemia veio ajudar a implementar soluções tecnológicas, acrescentando que, em 2019, o grupo tinha apenas 2% de faturação eletrónica, tendo fechado 2020 com cerca de 40%, provando que o ano de pandemia foi transformador para as empresas, que se viram obrigadas a acelerar a transformação digital com a mudança para trabalho remoto.

 

No entanto, o representante do grupo assume que o volume de clientes e fornecedores que ainda trabalham com faturação em papel ainda é significativo e que, para isso, têm desenvolvido estratégias, com o intuito de salientar as vantagens da faturação eletrónica, a eliminação do papel e consequente pegada ecológica, aproveitando a abertura que a pandemia ofereceu sobre o tema.

 

Relativamente ao futuro, e a projetos considerados essenciais a implementar pelo grupo, Ricardo Andrade não tem dúvidas que a resposta está em continuar com o caminho feito até aqui, fazendo migrar clientes e fornecedores para o processo de faturação eletrónica de modo a facilitar a integração entre faturação e contabilidade.
Em síntese, este é um caminho longo, mas Ricardo Andrade e o grupo Luís Simões reconhecem que é o correto, com a faturação eletrónica a abrir portas para trabalhar em formato digital com fornecedores e clientes, enquanto permite focar a empresa no seu principal objetivo: alocar mais trabalhadores para tarefas de valor acrescentado.

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