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A desmaterialização da faturação como requisito essencial para a transformação digital

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A Saphety realizou um conjunto de 10 webinares, em parceria com a IDC, que possibilitaram a partilha de experiências e a discussão dos principais desafios colocados na adoção da transformação digital nas empresas.

 

Nesta Saphety Talk, denominação para a série de webinares mencionada acima, dedicada ao retalho, contou-se com a presença de Nuno Abreu, responsável pelas tecnologias de informação da Unilever FIMA.

 

Neste encontro, foi possível perceber que o setor do retalho sempre foi um dinamizador do processo de faturação eletrónica e que conta com uma desmaterialização de quase 100% tanto em encomendas como faturas.

 

Com os processos das operações de logística e gestão dos vários operadores do setor a tornarem-se cada vez mais rápidos, fáceis e com menos custos associados para as organizações e parceiros, a automatização de vários métodos assume um papel fundamental.

 

A faturação eletrónica e a desmaterialização de documentos com ela relacionados, como as notas de encomenda ou as guias de transporte, levam à transformação digital.

 

Nuno Abreu, apesar de não conhecer números absolutos em termos de faturação, começou por evidenciar que mais de 80% do volume de negócios da Unilever FIMA é realizado através de sistemas EDI (Eletronic Data Interchange), que possibilitam a transação de documentos eletrónicos estruturados (como as faturas, encomendas, guias de transporte, entre outros), garantindo uma melhor integração com os processos dos clientes, melhor robustez e agilidade.

 

Esta transformação digital tem sido gradual e contínua e muito adaptada às necessidades dos clientes e traz, sobretudo, vantagens na agilidade dos processo e redução de workload e, não menos importante, melhoria nos processos de controlo, como explicou o responsável pelas tecnologias de informação da Unilever FIMA.

 

A utilização dos novos meios tecnológicos possibilitam, igualmente, o rastreamento de documentos, evitam a reemissão de faturas e tornam a comunicação e a transmissão de documentos muito mais fiável, o que se traduz em poupanças monetárias.

 

No entanto, nem tudo são vantagens. Por vezes, e segundo Nuno Abreu, os requisitos dos parceiros não permitem o uso dos protocolos “standard”, tornando-se necessário desenvolver e adaptar as mensagens à realidade particular do parceiro. Naturalmente que isto acarreta custos e recursos adicionais, que se procuram evitar, mas, justificando-se, são realizados.

 

Ainda assim, a adoção da faturação eletrónica e de outros mecanismos inerentes à transformação digital nem sempre é bem recebida por todos. Apesar das comodidades e vantagens, há quem resista à mudança, mesmo após a legislação criada.

 

O surgimento da pandemia causada pela COVID-19 colocou muitos desafios à Unilever FIMA – recordemos que não é possível produzir alimentos à distância – porém, fruto dum investimento continuado nas infraestruturas tecnológicas foi possível para os colaboradores de escritório adoptar o teletrabalho literalmente de um dia para o outro e sem quaisquer perturbações. Em resultado da capacidade tecnológica existente, da necessidade de trabalhar remotamente, e até de legislação excepcional criada neste contexto, foi possível digitalizar e transformar muitos processos de trabalho que até então se encontravam dependentes de suportes físicos.

 

Neste sentido a situação pandémica agiu como catalizador para a tranformação digital.

Para o entrevistado é importante manter estes processos e evitar um retrocesso às anteriores formas de trabalho, pelos benefícios que entretanto foram atingidos.

 

A definição duma agenda de transformação digital deve começar pela identificação das tarefas que ocupam demasiado tempo, tarefas onde existe maior risco ou necessidade de controlo e escolher um parceiro tecnológico, definindo um plano, faseado, com entregas pequenas mas regulares, por forma a garantir o sucesso do projecto e uma boa adopção da mudança.

 

Por outro lado, acrescenta ainda, este caminho deve ser feito em conjunto com parceiros fortes, competentes, como a Saphety, por forma garantir o sucesso dos projectos e beneficiar dum conjunto de serviços em torno da facturação electrónica, em particular, requisitos legais e arquivo de documentos no repositório Saphety.

 

Em suma, com um bom conhecimento dos processos de negócio, com a adopção de boas soluções tecnológicas e, sobretudo com uma forte vontade de mudar, é possível implementar uma agenda de transformação digital de forma rápida e segura, ainda que, neste sector, já existia uma elevada adopção destes processos.

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