Adoção de uma Solução de Faturação Eletrónica: Escolha a Melhor Solução Para o Seu Negócio
A adoção de soluções de faturação eletrónica por parte de empresas e entidades públicas regista uma adesão cada vez mais significativa, devido não só a fatores sociais e económicos, mas também a novos requisitos legais, reforçando a necessidade da migração para o digital.
Desde dia 1 de janeiro de 2023, as micro, pequenas e médias empresas estão abrangidas pela obrigatoriedade da faturação eletrónica no âmbito da execução de contratos públicos, reforçando a necessidade de fazer esta mudança.
Conheça as vantagens e etapas do processo de adoção de uma solução de faturação eletrónica.
1.Enquadramento da faturação em Portugal: Ponto de Situação
Nas últimas duas décadas, a faturação eletrónica em Portugal tem sido adotada sobretudo pelas grandes empresas dos vários setores de atividade. Apesar de todas as vantagens que a implementação desta acarreta, os novos requisitos legais que determinam a obrigatoriedade da utilização da fatura eletrónica em Portugal, foram um agente dinamizador da urgência para aderir a estas soluções.
A obrigatoriedade da faturação eletrónica aplicável aos contratos públicos decorre da diretiva 2014/55 da União Europeia. Em Portugal, as datas de entrada em vigor são as seguintes:
- 1 de janeiro de 2021, para as grandes empresas;
- 1 de janeiro de 2024*, para as micro, pequenas e médias empresas.
*De acordo com o Decreto-Lei, que veio suspender a obrigatoriedade que se encontrava em vigor desde 1 de janeiro de 2023
Portanto, todas as Entidades Públicas e empresas com contratos públicos passaram a estar incluídas nesta obrigatoriedade; as Entidades Públicas necessitaram de requerer uma solução de faturação eletrónica para receber e processar faturas e, no que toca aos seus fornecedores, passou a ser obrigatória a emissão das mesmas, devendo os respetivos sistemas estarem aptos a cumprir com as novas normas.
Para saber mais sobre a obrigatoriedade da faturação eletrónica neste âmbito, clique aqui.
- Setor Privado
Entre empresas do setor privado, a utilização deste tipo de solução é ainda opcional, sendo que poderá ser considerada uma mais-valia pelos benefícios associados. Contudo assistimos à tendência crescente para a aplicação da obrigatoriedade da faturação eletrónica no contexto B2B em vários países da União Europeia, como é o caso da Itália, Espanha ou França, sendo uma questão de tempo até que Portugal vanha a aplicar legislação semelhante.
2. Quais são as soluções disponíveis que posso adotar para a minha empresa?
A Sovos Saphety dispõe de três alternativas para a adoção e implementação do processo de faturação eletrónica, ajustadas à realidade e dimensão de cada empresa.
- Rede de Parceiros
Através dos nossos Parceiros Comerciais e Integradores, que oferecem soluções completas de faturação eletrónica integradas diretamente no seu Software de Faturação, esta adoção pode acontecer praticamente de imediato.
Para os clientes do setor privado que ainda não estão preparados para receber a fatura eletrónica, existe a opção adicional de envio de faturas em formato PDF, além do envio de faturas eletrónicas (tanto para clientes do sector público como do privado).
- Integração via API
Caso o seu Software de Faturação não tenha ainda disponível a ligação à solução Sovos Saphety, poderá assegurar esta integração diretamente através da nossa API.
Para soluções customizadas e necessidades de integração de outros documentos de negócio para além da fatura eletrónica (como a Nota de Encomenda ou Guia de Remessa), contamos com uma equipa de especialistas disponíveis para avaliar consigo a melhor solução a implementar.
- Envio via Portal
Esta será a opção indicada para quem pretende a implementação de uma solução de faturação eletrónica em menos de um dia útil ou para casos em que o número de faturas emitidas seja mais reduzido. Com esta opção assegura o envio de faturas no âmbito dos contratos públicos caso esteja ainda num processo de adoção ou transição para uma das alternativas anteriores.
3. Quais os fatores a ter em conta para encontrar a melhor solução de faturação eletrónica para a minha empresa?
A eficácia dos serviços associados ao cumprimento da legislação em vigor e como estes se adaptam e integram com os sistemas de faturação utilizados por cada empresa, deve ser avaliada de modo a determinar a melhor solução para a adoção da faturação eletrónica. Desta forma, estes são alguns dos fatores a ter em atenção no processo de avaliação:
- Todos os elementos da solução devem garantir a visibilidade do estado em tempo real dos documentos (sistema de emissão, fornecedor da solução e sistema de receção).
- A importância da relação pré-estabelecida do operador com o cliente, que será o destinatário das faturas emitidas, e a capacidade de interoperabilidade que a solução deve assegurar.
- A solução de faturação eletrónica desempenha um papel crucial tanto na transformação digital, como na velocidade de ligação a vários clientes e parceiros e, também, na capacidade de resposta a novos requisitos legais e funcionais.
4. Vantagens ao Adotar uma Solução de Faturação Eletrónica
Para além da sua obrigatoriedade, a faturação eletrónica é a chave que desbloqueia muitos outros benefícios e oportunidades para otimizar o seu negócio.
Estas são algumas das vantagens com que poderá contar:
- Agilidade do processo de pagamento;
- Redução de custos e burocracias;
- Maior rigor na apresentação de dados;
- Aceleração da desmaterialização do seu negócio;
- Otimização da relação com clientes;
- Maior eficiência administrativa;
- Opção mais sustentável.
5. É possível implementar uma solução de faturação eletrónica através do meu software de faturação?
Os canais disponíveis e as opções de integração têm avançado ao longo dos últimos anos, especialmente com o quadro regulamentar dos contratos públicos. Os sistemas de gestão, os fornecedores de serviços e os parceiros de integração trabalharam para facilitar o processo de adoção, reduzindo tempo e custos de implementação e adaptando soluções a formatos comuns de mercado.
Na sua generalidade, os vários sistemas de faturação e gestão (ERPs) encontram-se já integrados ou têm capacidade para integrar uma solução de faturação eletrónica.
Para saber se este serviço já pode ser disponibilizado no seu software de faturação, consulte o seu fornecedor ou parceiro tecnológico.
Ficou com alguma dúvida ou necessita de algum esclarecimento adicional?
A nossa equipa é composta por profissionais experientes, disponíveis para o ajudar. Entre em contacto connosco.
Para mais informações, contacte-nos.
*Artigo atualizado a 19 de julho de 2023
