A Faturação Eletrónica na perspectiva das Microempresas
As microempresas desempenham um papel fundamental nas economias globais, contribuindo para a criação de emprego e crescimento económico. Com a acentuada evolução tecnológica, a adoção de soluções como a faturação eletrónica tem vindo a revelar-se como uma opção viável e com inúmeros benefícios para as microempresas, não obstante a sua dimensão.
A faturação eletrónica substituí as tradicionais faturas em papel ou faturas digitais em formato PDF, abrangendo a emissão, o envio, a comunicação, a receção e o processamento de documentos financeiros entre os sistemas de gestão de parceiros comerciais, de forma totalmente integrada e automatizada.
Para as microempresas, a adoção da faturação eletrónica traz diversos benefícios, dos quais se destacam:
- Redução de custos associados à impressão, expedição e armazenamento físico de faturas em papel e as diversas tarefas manuais, seja do lado de quem emite como de quem recebe;
- Agilidade e eficiência pelos tempos de envio praticamente instantâneos no processamento de faturas eletrónicas em simultâneo com a redução substancial de erros, contribuindo para a otimização do cash flow e gestão de tesouraria;
- Sustentabilidade ambiental pela eliminação do papel e consequente redução da pegada de carbono, inserida no contexto de digitalização transversal e global das empresas.
Adicionalmente aos benefícios enumerados, colocam-se naturalmente alguns desafios na implementação destas soluções aos quais as microempresas devem estar atentas:
- Custo inicial: a implementação de uma solução de faturação eletrónica pode exigir um investimento adicional. Contudo, a disponibilização de forma nativa destes serviços nos softwares de faturação encontra-se já bastante disseminada pelo que a sua adoção não deverá implicar investimentos adicionais em hardware ou na formação de colaboradores;
- Conformidade legal: é crucial garantir que as faturas eletrónicas estejam em conformidade com a legislação local, mas também com aquela que esteja em vigor nos restantes mercados com que as empresas se relacionam. Por esse motivo é fundamental que na escolha do parceiro para esta solução, este demonstre a capacidade para os desafios atuais, mas também para as evoluções futuras e adaptações ao mercado global;
- Resistência à mudança: os responsáveis pelas microempresas demonstram muitas vezes alguma tendência para adiar a adoção de novas tecnologias, seja por eventuais custos associados, falta de conhecimento ou pela perceção de complexidade. Mais uma vez, torna-se importante consultar não apenas o atual fornecedor do software de faturação, mas também potenciais parceiros que operam no mercado e prestam estes serviços.
Neste sentido recomendam-se algumas práticas a ter em conta quando uma microempresa pondera adotar estas soluções:
- Pesquisa e seleção de parceiros: consulta ao atual fornecedor do software de gestão/faturação que poderá já disponibilizar este serviço, bem como a potenciais fornecedores de soluções de faturação eletrónica. Em ambos os casos devem ser considerandos o investimento, facilidade de utilização, experiência, presença local e global, e a capacidade de assegurar a conformidade legal – a atual como a futura;
- Gestão da mudança: para que este tipo de solução seja aproveitado ao máximo é importante que todos os colaboradores da empresa tenham a informação e formação necessárias sobre a mesma – algo que pode ser assegurado pelos fornecedores e parceiros selecionados. Esta é muitas vezes a chave do sucesso para que se retirem todos os benefícios e potencial de um processo mais automatizado, com menor intervenção humana;
- Acompanhamento: o antes, o durante e o depois da implementação da faturação eletrónica são todos momentos chave. Desde os testes piloto (quando aplicável) antes da entrada em produção, aos ajustes que serão necessários realizar ao longo do tempo – seja por novas exigências legais ou aquelas colocadas por parceiros de negócio – trata-se de um processo contínuo, vivo e dinâmico no centro do suporte ao negócio da empresa.
São vários os benefícios, os desafios, mas também as oportunidades que se colocam ao longo do processo de adoção de faturação eletrónica pelas microempresas. Seguindo as melhores práticas e com a ajuda de parceiros experientes, as microempresas têm ao seu dispor todas as condições para implementar com sucesso estas soluções, melhorando a sua eficiência operacional, reduzindo custos e contribuindo para uma maior sustentabilidade ambiental.
Não apenas pelo contexto de obrigatoriedade no âmbito do setor público, mas também pela urgência de aumento da competitividade é essencial que a adoção de soluções de faturação eletrónica pelas microempresas seja democratizada o mais possível. Consulte aqui os planos mensais que a Sovos Saphety disponibiliza, a partir de 2 faturas mensais, ou fale connosco para mais informações.
