Obrigações legais e prazos: Como evitar penalidades relacionadas à Faturação Eletrónica

Nos dias de hoje, a faturação eletrónica é um requisito essencial para as empresas em Portugal, não só pela eficiência que gera, mas também pelo cumprimento das obrigações legais vigentes. Por isso é essencial compreender as responsabilidades legais e os prazos definidos para evitar possíveis penalidades relacionadas à faturação eletrónica.

Em 2019, Portugal aprovou uma mini reforma da faturação eletrónica que consolidou o quadro do país em torno das obrigações de SAF-T (faturação e contabilidade) e do software de faturação certificado.

Obrigações Legais na Faturação Eletrónica

Segundo o artigo 36.º do Código do IVA (CIVA), a emissão de faturas deve ser feita até ao 5.º dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido. Este prazo é válido tanto para prestações de serviços como transmissões de bens.

Já no caso de transmissões intracomunitárias de serviços, este prazo estende-se até ao 15.º dia do mês seguinte ao da realização da operação.

Além disso, a utilização de um software de faturação certificado é obrigatória para a criação de todo o tipo de faturas seja em papel ou eletrónicas. Desde 2021, as empresas não residentes, mas com registo português de IVA estão também obrigadas a emitir faturas e outros documentos fiscalmente relevantes através de um software de faturação certificado. Desde Janeiro de 2022, todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes emitidos através deste software deve também incluir um código QR.

Ademais, todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes (eletrónicos ou em papel) devem incluir um número de identificação único (ATCUD).

A partir de 1 de janeiro de 2026, acresce a obrigação de aposição de uma assinatura ou selo eletrónico qualificado, ou a utilização de EDI para todas as faturas eletrónicas.

Ainda, existe a obrigação do ficheiro de SAF-T de faturação que deve ser reportado mensalmente até ao 5º dia do mês seguinte ao período de declaração. O SAF-T de faturação pode ser apresentado através do portal e-fatura ou através de serviços web. Já no que diz respeito ao ficheiro de SAF-T de Contabilidade, a sua entrega anual passará a ser obrigatória a partir de 2027.

Prazos a ter em conta

• 1 de janeiro de 2021: Inicia a implementação faseada da obrigatoriedade de emissão de facturas electrónicas B2G no formato CIUS-PT para os grandes fornecedores da administração pública.
• 1 de julho de 2021: Os contribuintes não residentes são obrigados a utilizar um software de faturação certificado para emitir faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.
• 1 de janeiro de 2022: Implementação do requisito de código QR para faturas e outros documentos fiscalmente relevantes emitidos através de um software de faturação certificado.
• 1 de janeiro de 2023: Obrigatoriedade do número único de identificação (ATCUD) em todas as faturas em papel e eletrónicas.
• 1 de janeiro de 2023: Os contribuintes não residentes são obrigados a apresentar mensalmente o SAF-T de faturação.
• 1 de janeiro de 2025: Obrigatoriedade da faturação eletrónica B2G alargada às pequenas e médias empresas.
• Ano fiscal de 2026: Obrigatoriedade de entrega anual do SAF-T contabilístico para residentes e não residentes (a primeira entrega ocorre em 2027 referente ao ano fiscal de 2026)
• 1 de janeiro de 2026: Assinatura/selagem eletrónica qualificada ou EDI obrigatória para faturas eletrónicas.

Como pode evitar penalidades e multas

1. Sistemas de Faturação certificados pela AT: Confirme que o software de faturação que utiliza é certificado pela Autoridade Tributária e cumpre todos os requisitos legais, incluindo a criação de códigos QR nas faturas.
2. Prazos de emissão: Cumprir os prazos legais para a emissão de faturas é essencial para que consiga evitar atrasos e consequentes penalizações.
3. Atualizações da legislação: Mantenha-se atento às mudanças na legislação fiscal. Acompanhar as atualizações é importante para garantir o cumprimento contínuo das obrigações.
4. Formação contínua: Invista na formação da equipa responsável, assim garante que todos estão a par das obrigações legais e procedimentos no que toca à faturação eletrónica.

Consequências do não-cumprimento

Tendo em conta a obrigação geral de emissão de faturas eletrónicas no setor B2G, é possível identificar quatro principais consequências jurídicas do incumprimento desta obrigação legal:

1. Cumprimento judicial da obrigação: uma fatura que não cumpra as regras da fatura eletrónica B2G viola uma obrigação legal e o emitente pode ser obrigado a cumprir esta obrigação por via judicial.
2. Não pagamento da fatura: o contratante público deve recusar o pagamento de uma factura não conforme, uma vez que tal constitui uma violação das regras aplicáveis ​​ao pagamento de despesas públicas.
3. Incapacidade de exigir o pagamento: o fornecedor não poderá exigir o cumprimento do contrato por parte do devedor por não ter sido observada a forma legal estabelecida.
4. Incumprimento do contrato: caso o contrato inclua também a obrigação legal de emissão e receção de faturas eletrónicas no CIUS-PT, o incumprimento pode originar uma violação adicional do contrato e a aplicação de sanções contratuais. Em última análise, também pode resultar no cancelamento do contrato e impedir a participação em futuros processos de contratação pública.

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